Sociaal en milieuhandvest

De eerste versie van het handvest werd opgesteld door coöperanten in het maatschappelijk comité en personeelsleden van NewB. Zo krijgen de statutaire waarden een praktische invulling in de activiteiten van NewB.

NewB zal verschillende co-creatie momenten organiseren met de coöperanten, zowel burgers als lidorganisaties (A-coöperanten) en institutionele investeerders ( C-coöperanten) zodat het handvest en de toepassing ervan in de praktijk het resultaat zijn van een zo breed mogelijk gedragen, collectieve denkoefening.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

Op jaarbasis organiseert NewB verschillende participatieprocessen zoals enquêtes en workshops, om coöperanten te informeren, te consulteren, af te stemmen en samen beslissingen te nemen over bepaalde aspecten van de bank, zoals toekomstige producten, fondsen en prijssetting. Er wordt getracht om zoveel mogelijk de resultaten van deze processen zorgvuldig bij te houden en te gebruiken om bepaalde beslissingen te motiveren.

De organisatie van een effectief en geslaagd participatieproces is geen gemakkelijke zaak. Bij aanvang is het noodzakelijk om enkele belangrijke vragen te beantwoorden, om de transparantie en de goede werking ervan te verhogen en om teleurstellingen bij de deelnemers te vermijden zodat participatie en echt instrument kan zijn voor mee democratie. Er zijn 5 vragen die kunnen helpen om het participatieproces vorm te geven:

Wat is het doel van de participatie?

Het versterkt de groepssamenhang en voorziet NewB van een democratische structuur, onder andere.

Wie participeert?

NewB definieert op voorhand wie kan meedoen. Afhankelijk van het moment en het onderwerp kunnen dit personeelsleden zijn, klanten, coöperanten, leveranciers, ambassadeurs en/of lidorganisaties … Het is ook belangrijk om achteraf na te gaan welk percentage van de uitgenodigden hebben meegedaan. Als de participatiegraad laag is, kan dit wijzen op de verwerping van het proces door de doelgroep.

Welke graad van participatie?

Om frustraties te vermijden wordt op voorhand het doel van het overleg bepaald: informeren, consulteren, afstemmen of samen beslissen. Als na de bevraging niets met de resultaten gedaan wordt, zullen sommigen vinden dat ze niet effectief geparticipeerd hebben.

Wat is het onderwerp?

Bij de lancering van een participatief proces worden de deelnemers grondig geïnformeerd over de context en de voorgeschiedenis van het onderwerp waarover de participatie gaat, vooraleer hun inbreng gevraagd wordt. Mogelijke onderwerpen zijn operationele keuzes (dagelijkse acties met een welbepaald doel), organisatorische keuzes (interne organisatie en budgetten), of strategische keuzes (lange-termijn visies en oriëntatie van de coöperatie).

Waar en via welk kanaal participeren?

Participatie is het sterkst als ze er ook in slaagt om een stem te geven aan mensen die normaal gezien niet aan het woord komen (bijvoorbeeld mensen uit afgelegen gebieden, mensen die zich moeilijk kunnen verplaatsen…). Om een zo breed mogelijke steekproef van profielen en gevoeligheden aan te spreken en om de uitsluiting van bepaalde doelgroepen te beperken, diversifieert en decentraliseert NewB de plaats en/of het middel van de georganiseerde participatieprocessen.

De algemene vergadering is bijvoorbeeld een formeel gebeuren op één specifieke locatie, waardoor sommigen uit de boot vallen (bijvoorbeeld mensen die veraf wonen). Elk jaar in aanloop van de algemene vergadering worden daarom gedecentraliseerde lokale fora georganiseerd op verschillende plaatsen in België, op laagdrempelige plaatsen zoals in buurthuizen, co-working spaces, culturele centra, etc. om de nabijheid en toegankelijkheid te garanderen. Online enquêtes zijn op zich toegankelijker en laagdrempeliger voor een nog groter publiek, maar sluiten dan weer mensen zonder internet en computer uit.

Opmerking: Ondanks de poging om via bovenvermelde principes het beheer van NewB zo democratisch en inclusief mogelijk te maken, zijn we ervan bewust dat er vaak machtsonevenwichten blijven bestaan. NewB houdt er rekening mee dat er mogelijks uitsluiting kan zijn van bepaalde mensen. Daarom experimenteert NewB met ‘non-mixed’ vormen van participatie om bepaalde gediscrimineerde groepen de kans te geven hun analyses en behoeften autonoom te formuleren.

NewB is constant op zoek naar samenwerkingsmogelijkheden met haar lidorganisaties of organisaties die haar waarden delen. Dit doet ze door actief deel te nemen aan hun evenementen, debatten of campagnes waardoor leerrijke kruisbestuivingen en een uitwisseling van goede praktijken ontstaan. Er wordt via verschillende media ook zichtbaarheid gegeven aan organisaties met een maatschappelijke meerwaarde..

NewB engageert zich om deel te nemen aan de verenigingen van ethisch bankieren om de ethische financiële sector te helpen evolueren. Hoe meer diversiteit en alternatieven er gebracht kunnen worden in het financiële landschap, dat in België vooral bestaat uit grootbanken, hoe veerkrachtiger dit landschap zal zijn.

NewB contacteert organisaties (al dan niet leden van NewB) om de groepen die het meest kwetsbaar zijn voor totale of gedeeltelijke financiële uitsluiting te identificeren en om te onderzoeken welke werkwijze het meest aangewezen is. Voorbeelden van organisaties: ATD Quart Monde, le Réseau Wallon de Lutte contre la Pauvreté, Netwerk tegen Armoede, Financité, Convivial asbl, le CIRÉ, AnySurfer, enkele OCMW’s, Énéo, Espace Senior, enz.

NewB houdt rekening met het advies van deze deskundigen in haar actieplan en de mechanismen voor inclusie die ze invoert.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

NewB brengt eenvoudige producten op de markt en is in haar promotie volledig, begrijpelijk.Voor de principes in dit handvest met betrekking tot communicatie en marketing zie Thema 7 Communicatie en marketing.

Omwille van de inclusie van mensen die minder vertrouwd zijn met digitale communicatiemiddelen worden, onder bepaalde omstandigheden, meer traditionele communicatiekanalen niet uitgesloten (brieven, telefoons, affiches, enz.). Binnen de grenzen van haar mogelijkheden probeert NewB bevredigende alternatieven voor te stellen in functie van de verzoeken die ze ontvangt.

De informatie op de website wordt regelmatig bijgewerkt en via een nieuwsbrief brengt NewB haar coöperanten op de hoogte van de actualiteit, van haar enquêtes en evenementen. De frequentie waarmee die wordt verstuurd is redelijk en coöperanten kunnen zich er gemakkelijk voor uitschrijven.

Voor dit onderwerp zie Thema 13 Ecologische voetafdruk van de interne werking.

NewB werkt volgens een procedure waarbij meerdere mensen alle reclameboodschappen en andere communicatie intern herlezen als extra controlemechanisme, om ervoor te zorgen dat haar publiciteit en communicatie conform haar engagementen zijn.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

NewB is een eenvoudige bank die haar activiteiten richt op de basisopdrachten van een bank, namelijk met de deposito’s van haar klanten kredieten verstrekken.

 De balans van NewB zou er schematisch als volgt kunnen uitzien :

Het is vernieuwend dat een nieuwe bank in de Belgische markt komt die de voorkeur geeft aan een basismodel gericht op de financiering van de reële economie in plaats van zich te richten op puur financiële activiteiten. Sinds de jaren 1980 zijn die laatste alomtegenwoordig bij de grootbanken, zoals blijkt uit het volume van banktransacties, bankactiva en bankwinsten. Bankieren terugbrengen tot de kern van het vak betekent ook dat we een reeks complexe producten met weinig maatschappelijke waarde niet zullen aanbieden. Op die manier tonen we aan dat een bank ook ten dienste van de samenleving kan staan.

NewB zal niet al haar liquide middelen (rechts in het schema) kunnen aanwenden voor kredieten. Ze moet een evenwicht bewaren in de balans. Daarom moet NewB een deel van haar liquide middelen beleggen in effecten: regionale en supranationale staatsobligaties, en bedrijfsobligaties. Die effecten vormen de investeringsportefeuille van NewB en moeten aan ethische, oftewel maatschappelijk verantwoorde, criteria voldoen.

Het evenwicht in de balansstructuur van NewB moet worden beschouwd in termen van liquiditeit en van risico’s:

- Liquiditeit: indien klanten in snel tempo grote bedragen willen opnemen moet NewB in staat zijn om het liquide geld onmiddellijk ter beschikking te stellen. Als alle liquide middelen in kredieten zouden zitten (waarvoor NewB bijna altijd een krediettermijn is overeengekomen met de klant) zou NewB de geldopnemingen niet kunnen dekken en dat zou haar in grote moeilijkheden brengen.

- Risico’s: indien als NewB geld leent, bestaat altijd het risico dat de kredietnemer het bedrag niet kan terugbetalen. Afhankelijk van het type financiering (leningen aan particulieren, professionelen, investeringen of obligaties) verschilt het risico op wanbetaling en NewB moet daarmee rekening houden. De financiële portefeuille zoals vastgelegd door NewB (zie hieronder) moet minder risicovol zijn dan haar kredietportefeuille. NewB gebruikt dit niveauverschil in de risico’s om een goed evenwicht te vinden in het gebruik van haar middelen.

 

Voor meer details over de principes in het handvest aangaande het investeringsbeleid van NewB, zie Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren

NewB speculeert niet, in die zin dat ze geen effecten koopt of verkoopt met financieel gewin als doel. Deze houding leidt immers tot misbruiken en kan sterk negatieve effecten genereren, bijvoorbeeld in het geval van grondstoffen of handelswaren waarvan de prijs wordt beïnvloed door de ondernemingen en mensen die ze produceren.

Risicovolle activa

Zoals hierboven vermeld zijn de risicovolle activa van NewB in de eerste plaats de verschillende kredieten die de bank verstrekt aan haar klanten, gebaseerd op een kredietbeleid dat NewB voorzichtig acht (voor de toekenningsprocedures van leningen en de strijd tegen de overmatige schuldenlast, zie Thema 9 Kredieten en strijd tegen overmatige schuldenlast). Verder betreft het effecten in haar financiële portefeuille.

In overeenstemming met haar waarde ‘veiligheid’ zorgt NewB ervoor dat haar portefeuille met zorg is samengesteld. Zie principe 65 van Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren.

Hefboomeffect: indicator van financiële draagkracht

Het hefboomeffect van een bank geeft de relatie tussen de eigen middelen en het balanstotaal aan. Het kan een indicator zijn voor een buitensporig risicobeleid. Hij geeft aan hoe hoog het totaal van de balans is in verhouding tot de hoeveelheid eigen middelen. NewB streeft naar een hefboomwerking die een buitensporig risico of een buitenmaatse omvang van de balans effectief vermijdt.

NewB heeft als korte-termijndoel om een ambitieuze limiet vast te leggen voor het hefboomefffect en haar strategie voor financieel beheer in overeenstemming te brengen met deze limiet. Om deze limiet vast te leggen baseert NewB zich op de niveaus voor het hefboomeffect die andere ethische banken hanteren.

Als iemand coöperant of klant wordt van NewB of zich enkel inschrijft voor de nieuwsbrief moet die persoon bepaalde persoonlijke informatie verstrekken die NewB verwerkt en opslaat.

Voor de behandeling van deze gegevens is NewB onderworpen aan het Algemeen Reglement voor de Gegevensbescherming (GDPR), de Europese richtlijn voor de verwerking en verspreiding van persoonlijke gegevens. De GDPR is een tekst die de rechten van de Europese burgers versterkt en de entiteiten die persoonlijke gegevens verwerken verantwoordelijk stelt voor inbreuken.

Een geval, dat geen oplossing krijgt in de pre-contentieuze fase, gaat uiteindelijk over in een geschil. Op dat ogenblik is de lening in gebreke gesteld. NewB heeft een helder en begrijpelijk document waarin het beleid over invordering van schulden gedetailleerd staat beschreven. Dit document stelt NewB beschikbaar aan de betrokken klant.

NewB onderzoekt, via organisaties die expertise hebben inzake overmatige schuldenlast en onzekerheid/financiële ontoereikendheid, of het gepast is om beroep te doen op een collectieve schuldregeling voor haar klanten.

NewB heeft met name aandacht voor geïsoleerde mensen, eenoudergezinnen, werklozen en andere bevolkingsgroepen die het meest in aanraking komen met schuldbemiddeling.

Geschillen worden door de juridische afdeling behandeld, eventueel met de steun van externe actoren die worden  gekozen omwille van hun ethische aanpak en de mate waarin zij rekening houden met de financiële draagkracht van de klant. Als NewB beroep doet op externe ondernemingen, verzekert ze zich van het recht om te controleren hoe de dossiers worden beheerd, met bijzondere aandacht voor het respect voor de waardigheid van de debiteur.

Het doel van NewB is om zo veel mogelijk samen te werken met partners die haar waarden en de ethische aanpak die eruit voortvloeit delen. Tijdens de looptijd van een contract kan het voorkomen dat een leverancier zich inlaat met praktijken die ingaan tegen de ethische aanpak van NewB (door bijvoorbeeld een overname door of fusie met een entiteit die dergelijke praktijken toepast). In dat geval moet NewB in staat zijn het contract met de leverancier te beëindigen. Die mogelijkheid moet dan ook worden voorzien in de contracten met de leveranciers.

Om dit te kunnen toepassen vraagt NewB aan de leveranciers om NewB op de hoogte te brengen van alle informatie die in strijd is met de antwoorden op in de vragenlijst. Uit eigen beweging voert NewB regelmatig nieuwe evaluaties uit van haar leveranciers en waar nodig vraagt ze de leverancier om de vragenlijst opnieuw in te vullen. NewB zorgt ervoor dat de ethische score die wordt toegekend aan een leverancier nooit ouder is dan 2 jaar.

Als de score van een leverancier drastisch daalt, wordt de relatie in vraag gesteld. De raad van bestuur beslist of de relatie wordt verdergezet op basis van een advies van het directiecomité en de beslissing moet intern worden gemotiveerd. Vooraleer de raad van bestuur een beslissing neemt, gaat NewB in gesprek met de leveranciers over de elementen die hebben geleid tot een slechtere score.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Bonussen kunnen ertoe leiden dat medewerkers de klanten verkeerd advies geven, hen discrimineren of dat ze onbezonnen risico’s nemen. Dat kan schadelijk zijn voor de veiligheid van NewB en haar klanten. Zie ook Thema 6 Verantwoordelijke relatie met de klanten.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

NewB raadpleegt de coöperanten (burgers en organisaties) over hun financieringsbehoeften en breidt haar productaanbod uit in overeenstemming met haar waarden.

NewB raadpleegt (publieke of middenveld)organisaties die gespecialiseerd zijn in de strijd tegen overmatige schuldenlast met oog op het herzien van de kredietacceptatiedrempels. Die drempels worden ingesteld in een kredietcomité en goedgekeurd door de raad van bestuur.

Kredieten toegekend aan particulieren gaan naar ofwel ingrepen die de energetische prestaties van een gebouw verbeteren, ofwel de productie van groene energie, of dienen voor een aankoop van een voertuig behorend tot de zachte mobiliteit.

Professionele kredieten gaan eveneens naar projecten die de energietransitie vooruithelpen, of naar de prefinanciering van toegekende subsidies voor energieverbeteringen.

Bij haar financieringen houdt NewB rekening met de globale impact van het gefinancierde project. Dat wil zeggen dat NewB zowel het doel als de middelen van het project in acht neemt bij de toekenning.

Bij financieringen van renovatieprojecten acht NewB het noodzakelijk dat ten minste 50% van het kredietbedrag rechtstreeks gaan naar een verbetering van de energetische prestaties.

Om de nadruk te leggen op statutaire waarden zoals inclusie en integratie in het sociale weefsel, verbindt NewB zich ertoe om een kredietaanbod te bieden aan klanten met projecten die impact hebben op mensen in nood. Die kredieten dienen voor de financiering van nuttige en noodzakelijke goederen zoals meubilair, onverwachte uitgaven voor de gezondheid, een opleiding, enz.

Alle activiteiten van actoren uit de sociale economie worden beschouwd als maatschappelijke uitdagingen waarop het kredietaanbod van NewB zich richt.

NewB verbindt zich ertoe om bij professionele kredietverlening niet louter rekening te houden met financiële elementen.

In de praktijk bepaalt NewB een kredietbeleid dat rekening houdt met de ESG regels van NewB. Daarnaast stelt NewB met hulp van lidorganisaties een evaluatieschema op om de meerwaarde te analyseren vanuit een sociaal en milieuoogpunt. NewB zal ook het goed bestuur evalueren van projecten en/of entiteiten die financiering aanvragen.

Omwille van het diverse aantal financierbare projecten met elk hun eigenheid gaat NewB elke aanvraag aan een kwalitatieve analyse onderwerpen aan de hand van het ESG evaluatieschema.

NewB legt met haar fondsbeheerder criteria vast die conform de SRI-regels van NewB zijn en:

- bepaalde types van investeringen uitsluiten (bv. alle effecten die worden uitgegeven door ondernemingen in de fossiele brandstofsector),

- de selectie bevorderen van effecten van uitgevers die de beste praktijken voeren op het vlak van milieu, maatschappij en goed bestuur en waarvan de maatschappelijke zetel zich niet in een belastingparadijs bevindt (‘best in class’-aanpak),

- effecten selecteren van entiteiten die actief bezig zijn met de thema’s of in de sectoren verbonden aan duurzame ontwikkeling (bv. hernieuwbare energie, maatschappelijke inclusie, enz.)

Voor de selectie van de effecten kunnen de fondsbeheerders in het algemeen beroep doen op niet-financiële ratingbureaus.

De verschillende criteria voor de selectie van effecten worden openbaar gemaakt door NewB.

Het actief aandeelhouderschap is een praktijk waarbij het fonds dat aandeelhouder is (bij monde van de fondsenbeheerder) actief de rol van aandeelhouder op zich neemt. Dat kan op verschillende niveaus: vanuit de wens om in dialoog te gaan met de uitgever (emittent), stemmen op de algemene vergaderingen van de uitgever of resoluties ter stemming voorleggen op de algemene vergaderingen. De fondsenbeheerder doet dit om het gedrag van de uitgevende instelling te beïnvloeden door ze te verplichten rekening te houden met milieu, maatschappij en goed bestuur.

Het argument van het actief aandeelhouderschap, dus het idee om een onderneming er via de algemene vergadering toe aan te zetten zich deugdelijker te gedragen, wordt weleens aangewend om investeringen goed te praten in ondernemingen met een twijfelachtige houding op ethisch vlak. Het zou jammer zijn om deze kans om het gedrag van sommige bedrijven met effecten in de NewB-fondsen te beïnvloeden te laten passeren, maar het is belangrijk dat:

- de voorwaarden voor de uitvoering van het actief aandeelhouderschap van de fondsbeheerder duidelijk worden vastgelegd in samenwerking met NewB. De beheerder geeft de voorkeur aan een aanpak gericht op stemming en voorlegging van resoluties boven die van een ‘eenvoudige dialoog’. Die dialoog neemt in de sector vaak de vorm aan van een mailtje naar de uitgevende instelling. Dit om het ’actief’ aspect in de verf te zetten, eerder dan louter het aspect ‘aandeelhouder-zeggenchap’. Daarnaast legt de fondsenbeheerder een reeks goed gedefinieerde doelen vast met deadlines voor de uitgever en zal zij of hij desinvesteren als de uitgever zich hier niet aan houdt.

- In geen geval een versoepeling wordt getolereerd van de veiligheidsselectiecriteria van het fonds met als argument dat de fondsenbeheerder een actieve aandeelhoudersrol speelt in deze bedrijven met minder passend maatschappelijk gedrag.

Op basis van verschillende criteria kent NewB elke leverancier een economische en een ethische score toe. De eerste gaat terug op aspecten zoals de kosten voor NewB, de ervaring van de leverancier, haalbaarheidsanalyses, enz. De tweede wordt hieronder toegelicht. Het relatieve belang van deze twee scores (of afwegingscoëfficiënten) bij de uiteindelijke beslissing hangt af van het type activiteit in kwestie. De afweging moet voor elk type activiteit worden gemaakt voordat de leveranciers worden geanalyseerd.

Vragenlijst leverancier

NewB baseert haar evaluatie op de antwoorden van de leveranciers in een vragenlijst. De leveranciers wordt daarin gevraagd om te bevestigen dat ze conform bepaalde principes werken en dat te staven met documenten. NewB kan ook andere, publiek toegankelijke elementen laten meespelen in de evaluatie (jaarverslagen, handelspraktijken en publiciteitsbeleid, persartikels, ESG-score (prestaties van ondernemingen op ecologisch en maatschappelijk vlak en op vlak van behoorlijk bestuur), studies van ngo’s, juridische procedures, enz.). Meer algemeen vraagt NewB een overzicht van de engagementen van de leverancier op ethisch vlak en op vlak van duurzaamheid, de gevolgde standaarden en certificering.

Eenmaal ondertekend wordt de vragenlijst beschouwd als een conformiteitsverklaring van de leverancier waarin hij bevestigt niet deel te nemen aan noch beroep te doen op bepaalde praktijken die een nefast effect kunnen hebben op het milieu of de maatschappij. Met de vragenlijst kan NewB haar rol als ambassadeur voor de waarden vervullen. De waarden nemen een prominente plaats in, NewB waakt erover dat ze worden gerespecteerd en gaat een dialoog aan met de leveranciers over hun maatschappelijke en ecologische impact en hun bestuur.

ESG-criteria en ethische score

Voor elk criterium krijgt de leverancier een score. Bij die criteria zitten:

- uitsluitingscriteria (bv. kinderarbeid en ander misbruik van mensen),

- selectiecriteria, die de ethische score van de leverancier naar beneden halen als hij er niet aan voldoet,

- criteria die de relatie bevorderen en de ethische score van de leverancier doen stijgen als hij eraan voldoet. Hier volgen enkele voorbeelden van dit type criteria:

- Op grond van de waarde van ‘maatschappelijke inbedding’ (in de statuten omschreven als: “de bank zal steunen op de actieve inbreng van tientallen rechtspersonen en van tienduizenden mensen, die er samen eigenaar en klant van zijn.”) geeft NewB waar mogelijk voorrang aan haar lidorganisaties in het A-college omdat die expertise in maatschappelijke materie kunnen aantonen.

- NewB schenkt bijzondere aandacht aan entiteiten in de sociale economie, met name verenigingen (vzw’s), organisaties en coöperaties met een maatschappelijk doel, stichtingen en fondsen die bestaan om te beantwoorden aan de noden van de maatschappij eerder dan om uitsluitend winst te maken.

- NewB geeft voorrang aan lokale ondernemingen en ondernemingen die door hun activiteit de lokale economie steunen. Lokaal moet hier worden begrepen in geografische zin (beperkte afstand) of relationele zin (beperkt aantal tussenpersonen, korte keten).

 

Het geheel van criteria en de gebruikte methodologie bij de selectie en evaluatie van de leveranciers staat op de website van NewB.

Betrokken leveranciers

NewB wil dat er wordt rekening gehouden met de ESG-criteria voor al haar leveranciers, maar in functie van de jaarlijkse omzet in kwestie kan de procedure anders zijn:

-  Voor alle leveranciers die een jaarlijkse omzet van 10.000 euro of meer vertegenwoordigen moet de bovenstaande procedure NewB in staat stellen om een nauwkeurige evaluatie te maken en deze informatie te gebruiken bij de uiteindelijke beslissing. Zo wordt elke beslissing intern gemotiveerd en gedocumenteerd.

-  Voor leveranciers met een lagere omzet beschikken de medewerkers van NewB over een vragenlijst in de vorm van een vereenvoudigde checklist die het voor hen gemakkelijker moet maken de ESG-criteria mee te laten wegen in hun beslissing.

Het doel van NewB is om zo veel mogelijk samen te werken met partners die haar waarden en de ethische aanpak die eruit voortvloeit delen. Tijdens de looptijd van een contract kan het voorkomen dat een leverancier zich inlaat met praktijken die ingaan tegen de ethische aanpak van NewB (door bijvoorbeeld een overname door of fusie met een entiteit die dergelijke praktijken toepast). In dat geval moet NewB in staat zijn het contract met de leverancier te beëindigen. Die mogelijkheid moet dan ook worden voorzien in de contracten met de leveranciers.

Om dit te kunnen toepassen vraagt NewB aan de leveranciers om NewB op de hoogte te brengen van alle informatie die in strijd is met de antwoorden op in de vragenlijst. Uit eigen beweging voert NewB regelmatig nieuwe evaluaties uit van haar leveranciers en waar nodig vraagt ze de leverancier om de vragenlijst opnieuw in te vullen. NewB zorgt ervoor dat de ethische score die wordt toegekend aan een leverancier nooit ouder is dan 2 jaar.

Als de score van een leverancier drastisch daalt, wordt de relatie in vraag gesteld. De raad van bestuur beslist of de relatie wordt verdergezet op basis van een advies van het directiecomité en de beslissing moet intern worden gemotiveerd. Vooraleer de raad van bestuur een beslissing neemt, gaat NewB in gesprek met de leveranciers over de elementen die hebben geleid tot een slechtere score.

Op het gebied van mobiliteit kan een onderscheid worden gemaakt tussen alles wat te maken heeft met professionele verplaatsingen, het woon-werkverkeer van medewerkers en de mobiliteit van partners.

NewB beschouwt de bereikbaarheid van haar kantoren met het openbaar vervoer en de fiets als een belangrijk criterium voor de keuze van de locatie van haar hoofdkantoor en haar kantooractiviteiten. NewB heeft een toepassing die het mogelijk maakt om gegevens te verzamelen over de verplaatsingen die gebeuren naar haar kantoor die haar helpt om die trajecten te verbeteren.

Professionele verplaatsingen

NewB vergoedt haar medewerkers niet met salariswagens en heeft geen dienstwagens. NewB moedigt haar medewerkers aan om gebruik te maken van het openbaar vervoer of de fiets voor hun professionele verplaatsingen. NewB heeft abonnementen op auto-deelsystemen. Als meerdere medewerkers op dezelfde plek moeten zijn en ze wonen op minder dan 5 kilometer van elkaar, vraagt NewB dat ze voor verplaatsingen buiten Brussel waarvoor een auto nodig is, aan autodelen zouden doen.

Woon-werkverkeer

NewB bemoeit zich niet met het privéleven van haar medewerkers door hen een transportwijze op te leggen voor hun woon-werkverkeer. Ze  moedigt wel de zachte mobiliteit aan door alleen tussen te komen voor de woon-werkverplaatsingen die gebeuren met het openbaar vervoer, per fiets of te voet (voor meer details over de financiële tegemoetkomingen van NewB, zie Thema 16 Bezoldigingen) en door fietsstallingen te voorzien. NewB staat toe dat haar medewerkers telewerken (zie ook Thema 14 Welzijn op het werk.) Dit leidt tot een vermindering van de impact van verplaatsingen op het milieu.

Mobiliteit van partners

NewB analyseert de transportwijzen van bezoekers aan haar kantoor en volgt jaarlijks de tendensen op. NewB moedigt iedereen die het kantoor bezoekt aan om zachte mobiliteit te gebruiken bij de verplaatsing en dit door onder meer een beveiligde fietsstalling te voorzien die voor bezoekers toegankelijk is.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Drie voorbeelden van dergelijke initiatieven:

Duurzame Ontwikkelingsdoelen (DOD) - Sustainable Development Goals (SDG)

De 17 duurzame ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties zetten stappen op de weg naar een betere en duurzamere toekomst voor iedereen. Ze beantwoorden aan de mondiale uitdagingen waar we voor staan, bijvoorbeeld op het vlak van armoede, ongelijkheid, klimaat, de vernietiging van het milieu, voorspoed, vrede en rechtvaardigheid.

UN Global Compact

Dit initiatief roept ondernemingen op om hun strategie en werkzaamheden af te stemmen op de universele principes omtrent mensenrechten, arbeid, milieu en corruptie en mee te werken aan het halen van de SDG’s.

Principes van het l’UNEP FI

Het UNEP FI (United Nation Environment Programme Finance Initiative) is een partnerschap tussen het milieuprogramma van de Verenigde Naties en de financiële sector. Het heeft als doel om de financiële sector een richting uit te sturen die duurzame ontwikkeling bevordert. Het UNEP FI heeft verschillende principes ontwikkeld die NewB onderschrijft: de Principles for Responsible Banking (principes voor verantwoord bankieren), Principles for Sustainable Insurance (principes voor duurzame verzekeringen) en Principles for Responsible Investment (principes voor een verantwoorde investeringspraktijk).

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

De persoon die de ethische aanpak van NewB coördineert rapporteert regelmatig aan het maatschappelijk comité over de aard van de interpellaties en de opvolging daarvan.

Met de publicatie van het verslag kan NewB transparant communiceren over de prestaties op economisch, sociaal en milieuvlak en op het vlak van goed bestuur, en daarvoor ook doelen stellen. Voor de opmaak van het verslag gebruikt NewB erkende standaarden zoals de GRI (Global Reporting Initiative). De standaarden bieden een methodologie en een achtergrond voor het openbaar maken van informatie over de impact van NewB op de samenleving.

Dit principe kan de vorm aannemen van een hoofdstuk in het duurzaamheidsverslag, of in een afzonderlijk document.

Verschillende mechanismen kunnen dit soort governance bevorderen:

- Er worden op regelmatige basis korte informatiesessies over specifieke onderwerpen/projectvoortgang georganiseerd om het team te informeren en te sensibiliseren. Deze sessies worden telkens georganiseerd door een andere afdeling van NewB, op een roterende basis en het volledige team wordt uitgenodigd. Dit laat een kennisoverdracht toe tussen de verschillende profielen van het interne team.

- Er worden informatie- en overlegsessies georganiseerd (per afdeling) over onderwerpen die een verruiming van een standpunt vereisen en/of een dilemma oproepen.

- NewB implementeert in elke afdeling co-creatieprocessen, zowel bottom-up als strategisch; de resultaten worden gedeeld en besproken met de rest van het NewB-team.

- Tweemaal per jaar evalueert het team de algemene strategie van NewB: oriëntatie en positionering, nieuwe activiteiten, nieuwe samenwerkingsverbanden, enz.

- NewB maakt collectief analyses die de dynamieken blootleggen achter de dagelijkse werking en de projecten. NewB laat zich voor deze analyse bijstaan door een derde partij om het democratische proces gemakkelijker te maken.

- Er wordt systematisch feedback gegeven van de vergaderingen van de raad van bestuur en het directiecomité op het wekelijks teamoverleg.

De wet voorziet dat mensen kunnen beslissen wat NewB doet met hun persoonlijke gegevens. Onder die persoonlijke gegevens vallen onder meer contactgegevens (telefoonnummer, e-mail, enz.). De coöperanten beslissen zelf om welke redenen NewB hen mag contacteren en welke vorm van opdringerigheid ze toestaan.

Wanneer NewB hen de verschillende keuzemogelijkheden toont, gebruikt ze geen grafische effecten met als doel om de keuze van die persoon te beïnvloeden (bv. Door, voor de optie ik wil de nieuwsbrief niet ontvangen, een veel kleiner lettertype te gebruiken dan voor de optie ik wil de nieuwsbrief ontvangen). Hetzelfde geldt voor het gebruik van cookies op de site. De coöperanten kunnen in hun persoonlijke gebruikersomgeving rechtstreeks en gemakkelijk hun voorkeuren wijzigen m.b.t. het gebruik van hun persoonlijke gegevens.

Belangenconflicten kunnen zich voordoen tussen de bank en haar klanten, maar ook tussen klanten onderling, met leveranciers, tussen een personeelslid (de bestuurders en leden van andere organen inbegrepen) en de bank, tussen coöperanten of tussen verschillende afdelingen van de bank, enz. Iedereen moet waakzaam blijven en kunnen aanwijzen waar het risico op een belangenconflict zou kunnen rijzen.

Als een belangenconflict niet afgewend of geneutraliseerd kan worden, wordt het besproken en in kaart gebracht. Elk belangenconflict met een klant wordt aan de klant gemeld en centraal geregistreerd. Indien een belangenconflict blijft bestaan tussen het belang van een klant en dat van de bank, gaat het belang van de klant voor op dat van de bank of haar medewerker(s).

NewB hanteert een eenvoudig taalgebruik, vermijdt jargon en probeert om een evenwicht te vinden tussen relevantie en volledigheid. NewB gaat er niet van uit dat bepaalde elementen te ingewikkeld zijn om te worden begrepen door haar coöperanten en legt waar nodig zaken uit op een didactische, begrijpelijke manier.

Daarnaast is NewB bereikbaar voor alle vragen of verzoeken om informatie via e-mail, telefoon en sociale media. De contactinformatie en openingsuren staan duidelijk vermeld op de website. Voor de principes van het handvest met betrekking tot de klantendienst zie Thema 6 Verantwoordelijke relatie met de klanten.

NewB vindt dat haar coöperanten toegang moeten hebben tot de informatie over wat NewB financiert met hun geld. Over de informatie die NewB publiceert over de kredieten die ze toekent vind je meer onder Thema 10 Kredietprojecten. Voor de samenstelling van de portefeuille en de fondsen, zie Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren.

NewB stelt een eenvoudige tarifering voor en legt duidelijk uit wat de potentiële risico’s, de gebruikskosten of andere beperkingen van haar producten zijn. NewB zorgt ervoor dat haar klanten toegang hebben tot begrijpelijke, betrouwbare en zo eenvoudig mogelijke informatie die ze gemakkelijk kunnen vergelijken. Zij  verstrekt die informatie tijdig zodat de klanten goed geïnformeerd kunnen beslissen of ze al dan niet een NewB-product kopen.

Om zeker te zijn dat de verstrekte informatie hiermee overeenstemt, laat NewB de coöperanten meewerken aan de documentatie die de producten en diensten vergezelt.

NewB publiceert elk document dat ze relevant acht op haar website. Om te bepalen of de documenten qua relevantie voldoen aan de verwachtingen van de coöperanten houdt NewB een register bij met de verzoeken om bijkomende externe informatie of documenten te verkrijgen. Een jaarlijkse analyse op basis van dit register helpt NewB om de informatie die ze publiceert aan te passen aan de noden van de coöperanten, klanten of andere betrokken partijen. Als NewB bepaalde elementen niet publiek kan maken (bijvoorbeeld omwille van hun vertrouwelijke aard) motiveert ze waarom het document niet kan worden geraadpleegd. Ten minste de volgende documenten worden beschikbaar gemaakt:

- Oprichtingsakte

- Statuten van NewB

- Informatie over het huidige en vroegere openbare aanbod

- Jaarverslag (voor de afgelopen 5 jaar)

- Financieel verslag (voor de afgelopen 5 jaar)

- Verslag van de commissaris (voor de afgelopen 5 jaar)

- Verslag van de raad van bestuur (voor de afgelopen 5 jaar)

- Verslag van het maatschappelijk comité (voor de afgelopen 5 jaar)

- Evaluatiedocument over de naleving van het handvest en zijn indicatoren

NewB publiceert alle gegevens over de geïnvesteerde effecten in real time: de uitgever, het bedrag, de looptijd (instapdatum en indien van toepassing uitstap uit de portefeuille).

NewB organiseert infomatieworkshops rond haar financiële portefeuille.

NewB publiceert de lijst van effecten waarmee de NewB-fondsen zijn samengesteld op haar website, zo vaak als praktisch mogelijk is (de wet verplicht een halfjaarlijkse publicatie).

NewB publiceert alle gegevens over de geïnvesteerde effecten: de uitgever, het bedrag en de looptijd (instapdatum en desgevallend de uitstapdatum uit de portefeuille). NewB organiseert workshops met uitleg over de verzekeringsproducten van het type levensverzekering en de bijhorende investeringsactiviteiten.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Het personeel van NewB bestaat uit werknemers, zelfstandigen en  personen die zijn aangeworven via externe bedrijven, waaronder ondernemingen voor socio-professionele integratie.

Het is belangrijk om het evenwicht te vinden tussen een waardig loon en de maatschappelijke doelstelling van de onderneming. De onderneming is een fundamentele plaats voor de productie van economische rijkdom. De herverdeling van die rijkdom moet gewaarborgd zijn. Loonmatiging is een belangrijke (maar niet de enige en lang niet afdoende) manier om ongelijkheid te bestrijden. Deze aanpak gaat gepaard met enkele ingrepen:

Loonspanning

NewB hanteert een loonspanning van 1 op 5 voor alle personeelsleden. Die wordt berekend  op de loonkost, buiten de andere voordelen om. Dat wil zeggen dat de loonkost voor het hoogste salaris nooit hoger mag liggen dan vijf maal de loonkost voor het laagste salaris. De loonkost voor zelfstandigen of medewerkers die via een andere onderneming zijn aangesteld, wordt berekend op een gelijkwaardige manier als de loonkost van de werknemers. De regels voor die berekening zijn de volgende:

- Het laagste salaris wordt in absolute termen gedefinieerd als de totale jaarlijkse kosten van een werknemer (voltijds) in categorie 2 anciënniteit 0 van het paritair comité 310. Ter herinnering, dit salaris was 1.983 euro in 2020.

- Het loon van werknemers wordt gedefinieerd als de totale jaarlijkse kosten = bruto maandsalaris x 13,85 (= beste raming van een coëfficiënt voor 12 maanden werk + de 13e maand en dubbel vakantiegeld) x 1,30 (= beste raming van een coëfficiënt voor sociale zekerheidsbijdragen).

- Het loon van personen in dienst van derden en van zelfstandigen wordt gedefinieerd als de totale kosten = totale jaarlijkse kosten op basis van 230 dagen.

De loonspanning wordt jaarlijks gecontroleerd door de commissaris en rechtstreeks gecommuniceerd aan het maatschappelijk comité dat er jaarlijks verslag over uitbrengt bij de algemene vergadering.

Vastleggen van de salarissen

Onderzoek toont aan dat vrouwen en  personen die tot minderheden behoren minder extra salaris krijgen  als gevolg van onderhandelingen. Om misbruiken als gevolg van individuele onderhandelingen tegen te gaan, let NewB goed op de manier waarop ze salarissen vastlegt. NewB gebruikt de lijst van functies gekoppeld aan een referentiesalaris als basis om de vergoedingen objectief vast te leggen. Deze basis wordt aangevuld met een evolutie in functie van verschillende elementen, waaronder professionele ervaring en/of anciënniteit.

Verhoging van het salarisniveau

Als iemand aanspraak maakt op een verhoging van haar of zijn salarisniveau en ermee instemt, zorgt NewB dat de mensen in hetzelfde functietype niet uit de boot vallen omdat ze in ouderschapsverlof zijn of deeltijds werken. NewB zorgt er ook voor dat de salarissen niet al te ver uit elkaar liggen voor eenzelfde functieniveau. Nooit kan een promotie gelinkt zijn aan verkoopdoelen (zie principe 101).

Beperking van andere voordelen

We onderscheiden het vaste salaris (maandsalaris) van de andere voordelen (maaltijd- en ecocheques). Andere voordelen zijn normaliter vrijgesteld van sociale bijdragen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Onze sociale zekerheid is gebaseerd op de herverdeling van de rijkdom uit arbeid. Verschillende mechanismen verarmen en bedreigen haar. NewB wil haar sociale bijdragen niet ontwijken en beperkt de verloning onder andere vormen. Dit heeft geen betrekking op bepaalde hulpmiddelen waarvan NewB gebruik zou kunnen maken zoals de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen om werkgevers aan te moedigen werkzoekenden aan te nemen.

Werknemers ontvangen wel maaltijdcheques (1 cheque per gewerkte dag), ecocheques en een telewerkvergoeding. Zelfstandigen en  personen die in onderaanneming voor NewB werken genieten deze voordelen niet.

Geen gouden parachute, geen gouden handdruk

NewB keert geen schadevergoedingen uit bij het einde van een contract die hoger ligt dan die in de wet is voorzien (geen gouden parachute of gouden handdruk). De vergoeding voor uitvoerende bestuurders bij het einde van hun contract is gebaseerd op het bedrag waar zij recht op zouden hebben in het statuut van werknemer.

Geen salariswagens

NewB biedt haar personeel geen salariswagen, ongeacht hun statuut.

NewB heeft regels voor de terugbetaling van het woon-werkverkeer en de reisweg die wordt afgelegd voor professionele doeleinden. Die regels zijn gekend door de medewerkers en respecteren minstens de vergoedingen die worden voorzien door PC 310. Die exacte regels worden beschreven in het verplaatsingsonkostenbeleid. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt volledig terugbetaald door de werkgever. De fietskilometervergoeding is een belangrijke drijfveer om de fiets te nemen, want ze dekt het onderhoud van de fiets. NewB voorziet een veilige fietsenstalling. NewB voorziet ook een vergoeding van 0,25 €/km voor voetgangers, nog een manier om duurzame en gezonde transportwijzen aan te moedigen. Daarnaast moedigt NewB ook de multimodaliteit aan in het transport en betaalt ze de parkeerkosten aan treinstations terug.

In het algemeen wordt de voorkeur gegeven aan het openbaar vervoer voor het werk. Meer details vind je hierover bij het Thema 13 Ecologische voetafdruk van de interne werking.

Ouderschapsondersteuning

NewB onderzoekt de mogelijkheid om een beleid voor ouderschapsondersteuning met vergoedingen in te voeren. Ze berekent en maakt dit beleid in overeenstemming met een spaarzaam beheer van haar financiële middelen. Zie ook Thema 14 Welzijn op het werk.

Stagiaires en jobstudenten

NewB betaalt stagiaires niet voor stages in het kader van hun opleiding en vergoedt studenten volgens de barema’s van het paritair comité 310 waaronder de coöperatieve bank valt.

Het is verboden om te discrimineren in de verloning op basis van geslacht, maar het Instituut voor Gelijkheid van Vrouwen en Mannen rapporteert dat in de praktijk de loonkloof in België nog altijd bestaat. Een aanzienlijk deel van die loonkloof is te wijten aan verborgen mechanismen, vooroordelen en stereotypes die leiden tot discriminatie op basis van geslacht.

NewB legt haar salarissen vast zoals hierboven beschreven want  vrouwen behoren tot de groep die op die manier onrechtstreeks wordt gediscrimineerd. NewB zorgt dat personen die deeltijds werken (in België zijn dat vaak vrouwen) dezelfde voordelen genieten als personen die voltijds werken (maaltijdcheques, terugbetaling openbaar vervoer, fiets- of voetgangersvergoeding, overzetting van feestdagen als die niet op een werkdag vallen).

Wanneer een loonsverhoging of promotie worden toegekend, zorgt NewB dat medewerkers die bevallingsverlof zijn (geweest) of deeltijds werken niet worden gediscrimineerd.

De Fair Finance Guide International waarschuwt  voor lobbypraktijken, die dezelfde effecten kunnen hebben als corruptie wanneer lobbyisten zich beroepen op buitensporige methodes.

NewB brengt ten minste een keer per jaar verslag uit over haar lobbywerk. NewB houdt rekening met de transparantie waarmee de ondernemingen die zij financiert rapporteren over hun lobbywerk.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

De eerste versie van het handvest werd opgesteld door coöperanten in het maatschappelijk comité en personeelsleden van NewB. Zo krijgen de statutaire waarden een praktische invulling in de activiteiten van NewB.

NewB zal verschillende co-creatie momenten organiseren met de coöperanten, zowel burgers als lidorganisaties (A-coöperanten) en institutionele investeerders ( C-coöperanten) zodat het handvest en de toepassing ervan in de praktijk het resultaat zijn van een zo breed mogelijk gedragen, collectieve denkoefening.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

De hoofdstukken ‘In de praktijk’ zijn de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur. Die moet erover waken dat de personeelsleden van NewB de in het handvest geformuleerde principes in de praktijk omzetten. De raad van bestuur moet zich bij de algemene vergadering verantwoorden over het respecteren van de statutaire waarden. Het maatschappelijk comité heeft hier geen zeggenschap over de operationele ploeg, aangezien de controle op de ploeg in handen is van de raad van bestuur.

Als in de hoofdstukjes ‘In de praktijk’ dingen wijzigen moet dat aanleiding geven voor gesprekken tussen de medewerkers van NewB onderling, met de raad van bestuur en het maatschappelijk comité.

De persoon die de ethische aanpak van NewB coördineert rapporteert regelmatig aan het maatschappelijk comité over de aard van de interpellaties en de opvolging daarvan.

Banken hebben een belangrijke rol in de samenleving en hebben met hun beleidskeuzes een enorme maatschappelijke impact. Democratie mag niet stoppen aan de deuren van de onderneming. Bij de oprichting heeft NewB daarom gekozen om te gaan voor een sociaal verantwoord ondernemerschap en heeft zich geregistreerd als een coöperatie (Europese coöperatieve vennootschap, om precies te zijn) om zo aan te tonen dat een andere manier van bankieren mogelijk is.

Wie beslist in de coöperatie ?

Op de algemene vergadering wordt de democratische gedachte gerespecteerd, dankzij de inspraak van een heel groot aantal leden in de strategische beslissingen. Dit zorgt ervoor dat deze beslissingen overeenstemmen met breed gedragen overtuigingen en mogelijks zelfs het algemeen belang. In principe is de meerderheid van de leden van NewB tegelijk klant en aandeelhouder van de coöperatie. Alle coöperanten kunnen deelnemen aan de algemene vergadering (AV) en meebeslissen over de grote strategische keuzes van de coöperatie, zoals de benoeming van de leden van de raad van bestuur, het maatschappelijk comité en de commissarissen, de goedkeuring van de jaarrekening, enz.…

In elk college is één persoon = een stem

De coöperanten van NewB zijn onderverdeeld in 3 colleges: de organisaties van het middenveld vormen het college A , burgers en de overige (niet-college-A) rechtspersonen vormen het college B, en het college C omvat dan de institutionele investeerders. Binnen deze drie colleges beschikt elke coöperant over dezelfde beslissingsmacht: 1 persoon = 1 stem, ongeacht het aantal aandelen in bezit. Beslissingen worden genomen op basis van een meerderheid van alle stemmen (aanwezigen + volmachten) in elk college. Een voorstel is pas aanvaard indien elk van de drie colleges ermee instemt.

Dankzij het feit dat een machtsconcentratie op het niveau van het aandeelhouderschap niet mogelijk is, kan NewB onafhankelijk blijven van externe, financiële, economische of politieke belangen. Dit principe zorgt er eveneens voor dat de beslissingen evenwichtiger zijn tussen de belangen van verschillende belanghebbenden: het A-college waakt over het algemeen belang, het B-college behartigt de belangen van de particuliere klanten en het C-college zorgt ervoor dat ook het financiële plaatje klopt. Beslissingen kunnen namelijk geblokkeerd worden indien ze niet door de beugel kunnen voor één van de colleges, en ook kan geen enkel college een beslissing opdringen aan de andere colleges.

Vrije toetreding voor nieuwe vennoten

Iedere persoon die wenst aan te sluiten en die de waarden van de coöperatie onderschrijft kan coöperant worden van NewB. De minimale instapkost bij NewB is bovendien 20 euro, waarmee de economische drempel om mede-eigenaar te worden en dus te participeren, relatief laag blijft.

Informeren en vormen van de leden

NewB ontwikkelt verschillende kanalen en tools (nieuwsbrieven, blog artikels, info-sessies en het organiseren van lezingen) om haar leden te informeren over het huidige financiële landschap, de schade die deze veroorzaakt aan de maatschappij, maar ook over mogelijke oplossingen en alternatieven.

Nationale Raad voor de Coöperatie

NewB is erkend door de Nationale Raad voor de Coöperatie (NRC), die als doelstelling heeft om de idee van de coöperatie uit te dragen en het coöperatieve ideaal in stand te houden. Belangrijke criteria voor de erkenning betreffen de governance, de hierboven besproken aspecten zoals bijvoorbeeld de vrije toetreding van nieuwe vennoten, het ontbreken van een dominante vennoot en het voorbehouden van een deel van de middelen van de coöperatie voor het informeren en vormen van haar leden.

Op jaarbasis organiseert NewB verschillende participatieprocessen zoals enquêtes en workshops, om coöperanten te informeren, te consulteren, af te stemmen en samen beslissingen te nemen over bepaalde aspecten van de bank, zoals toekomstige producten, fondsen en prijssetting. Er wordt getracht om zoveel mogelijk de resultaten van deze processen zorgvuldig bij te houden en te gebruiken om bepaalde beslissingen te motiveren.

De organisatie van een effectief en geslaagd participatieproces is geen gemakkelijke zaak. Bij aanvang is het noodzakelijk om enkele belangrijke vragen te beantwoorden, om de transparantie en de goede werking ervan te verhogen en om teleurstellingen bij de deelnemers te vermijden zodat participatie en echt instrument kan zijn voor mee democratie. Er zijn 5 vragen die kunnen helpen om het participatieproces vorm te geven:

Wat is het doel van de participatie?

Het versterkt de groepssamenhang en voorziet NewB van een democratische structuur, onder andere.

Wie participeert?

NewB definieert op voorhand wie kan meedoen. Afhankelijk van het moment en het onderwerp kunnen dit personeelsleden zijn, klanten, coöperanten, leveranciers, ambassadeurs en/of lidorganisaties … Het is ook belangrijk om achteraf na te gaan welk percentage van de uitgenodigden hebben meegedaan. Als de participatiegraad laag is, kan dit wijzen op de verwerping van het proces door de doelgroep.

Welke graad van participatie?

Om frustraties te vermijden wordt op voorhand het doel van het overleg bepaald: informeren, consulteren, afstemmen of samen beslissen. Als na de bevraging niets met de resultaten gedaan wordt, zullen sommigen vinden dat ze niet effectief geparticipeerd hebben.

Wat is het onderwerp?

Bij de lancering van een participatief proces worden de deelnemers grondig geïnformeerd over de context en de voorgeschiedenis van het onderwerp waarover de participatie gaat, vooraleer hun inbreng gevraagd wordt. Mogelijke onderwerpen zijn operationele keuzes (dagelijkse acties met een welbepaald doel), organisatorische keuzes (interne organisatie en budgetten), of strategische keuzes (lange-termijn visies en oriëntatie van de coöperatie).

Waar en via welk kanaal participeren?

Participatie is het sterkst als ze er ook in slaagt om een stem te geven aan mensen die normaal gezien niet aan het woord komen (bijvoorbeeld mensen uit afgelegen gebieden, mensen die zich moeilijk kunnen verplaatsen…). Om een zo breed mogelijke steekproef van profielen en gevoeligheden aan te spreken en om de uitsluiting van bepaalde doelgroepen te beperken, diversifieert en decentraliseert NewB de plaats en/of het middel van de georganiseerde participatieprocessen.

De algemene vergadering is bijvoorbeeld een formeel gebeuren op één specifieke locatie, waardoor sommigen uit de boot vallen (bijvoorbeeld mensen die veraf wonen). Elk jaar in aanloop van de algemene vergadering worden daarom gedecentraliseerde lokale fora georganiseerd op verschillende plaatsen in België, op laagdrempelige plaatsen zoals in buurthuizen, co-working spaces, culturele centra, etc. om de nabijheid en toegankelijkheid te garanderen. Online enquêtes zijn op zich toegankelijker en laagdrempeliger voor een nog groter publiek, maar sluiten dan weer mensen zonder internet en computer uit.

Opmerking: Ondanks de poging om via bovenvermelde principes het beheer van NewB zo democratisch en inclusief mogelijk te maken, zijn we ervan bewust dat er vaak machtsonevenwichten blijven bestaan. NewB houdt er rekening mee dat er mogelijks uitsluiting kan zijn van bepaalde mensen. Daarom experimenteert NewB met ‘non-mixed’ vormen van participatie om bepaalde gediscrimineerde groepen de kans te geven hun analyses en behoeften autonoom te formuleren.

Verschillende mechanismen kunnen dit soort governance bevorderen:

- Er worden op regelmatige basis korte informatiesessies over specifieke onderwerpen/projectvoortgang georganiseerd om het team te informeren en te sensibiliseren. Deze sessies worden telkens georganiseerd door een andere afdeling van NewB, op een roterende basis en het volledige team wordt uitgenodigd. Dit laat een kennisoverdracht toe tussen de verschillende profielen van het interne team.

- Er worden informatie- en overlegsessies georganiseerd (per afdeling) over onderwerpen die een verruiming van een standpunt vereisen en/of een dilemma oproepen.

- NewB implementeert in elke afdeling co-creatieprocessen, zowel bottom-up als strategisch; de resultaten worden gedeeld en besproken met de rest van het NewB-team.

- Tweemaal per jaar evalueert het team de algemene strategie van NewB: oriëntatie en positionering, nieuwe activiteiten, nieuwe samenwerkingsverbanden, enz.

- NewB maakt collectief analyses die de dynamieken blootleggen achter de dagelijkse werking en de projecten. NewB laat zich voor deze analyse bijstaan door een derde partij om het democratische proces gemakkelijker te maken.

- Er wordt systematisch feedback gegeven van de vergaderingen van de raad van bestuur en het directiecomité op het wekelijks teamoverleg.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Opleiding

Het personeel van NewB heeft de mogelijkheid verschillende opleidingen die leiden tot hun ontplooiing en professionele vooruitgang te volgen (binnen de coöperatie maar ook in een eventuele toekomstige werkomgeving). Deze opleidingen betreffen thema’s die verband houden met hun werk en professionele bezigheden (bv. talen, kantoorwerkzaamheden, gespecialiseerde software) en met meer algemene thema’s die verband houden met menselijke en gedragsvaardigheden (de zogenaamde ‘soft skills’, bijvoorbeeld opleidingen in verband met assertiviteit of spreken voor publiek). Met het oog op een participatief beleid staat NewB open voor opleidingen die de medewerkers zelf voorstellen..

Er worden ook interne opleidingen aangeboden, tijdens dewelke het personeel een opleiding krijgt van andere personeelsleden over hun beroep en specialisatie (bijvoorbeeld een opleiding over bankzaken voor de teams wier werk niet rechtstreeks verband houdt met de bank). NewB geeft er de voorkeur aan om niet systematisch de oudere medewerkers of die met de meeste anciënniteit de opleidingen te laten geven. Op deze manier wordt het culturele kapitaal en ieders expertise in verschillende domeinen gedeeld, wat een horizontaal klimaat bevordert waarbij iedereen van iedereen kan leren.

Participatie

In overeenstemming met het Thema 3 Coöperatief en participatief bestuur, geeft NewB de voorkeur aan een horizontale of transversale organisatie van het werk waarbij veelvoudige hiërarchische niveaus vermeden worden. NewB wil de interne werking van de coöperatie zo transparant en collectief mogelijk maken, om de interne samenhang te bevorderen en het democratische ideaal waar NewB aan houdt, te versterken. In de dagelijkse werking van de coöperatie neemt het personeel actief en rechtstreeks deel aan het beslissingsproces. Zo hebben bepaalde teams binnen NewB geen baas (‘manager’) en regelen zij onderling hun werk. NewB stelt bepaalde zaken ter beschikking om de participatie te bevorderen: bijvoorbeeld een ‘ideeënbus’ of enquêtes waarbij suggesties kunnen gedaan worden om elk aspect van de coöperatie te verbeteren, met inbegrip van deze die rechtstreeks raken aan het welzijn op het werk.

Gesprekken en interne feedback

NewB stelt kansen tot ontplooiing binnen de organisatie ter beschikking van het personeel. Dit laat het personeel toe om initiatief te nemen, onafhankelijk van hun hiërarchisch niveau.

‘Face-to-face’ gesprekken tussen het personeel van NewB en hun leidinggevende of een senior personeelslid  gaan één maal per jaar door, of op vraag van de betrokkene. Tijdens die gesprekken kan het personeelslid het hebben over de positieve en negatieve aspecten van het werk en de praktijk en verbetertrajecten voorstellen. Het onderwerp van het gesprek wordt vooraf duidelijk afgebakend. Tijdens deze gesprekken geeft NewB waar mogelijk door diverse technieken (bijvoorbeeld een gesprek tijdens een wandeling) de voorkeur aan een klimaat van gelijkwaardigheid teneinde de uitwisseling van informatie, feedback van beide kanten en een gezamenlijk zoeken naar verbetering te bevorderen.

Telkens een personeelslid NewB verlaat – en onafhankelijk van de reden van vertrek – is er een exitgesprek met de directe leidinggevende van de persoon die vertrekt evenals met een persoon die deze laatste uitnodigt. Dit exitgesprek heeft meerdere doelen: eerst en vooral geeft het de leidinggevenden van NewB de mogelijkheid om informatie te krijgen over wat goed of slecht heeft gewerkt, en wat beter had gekund gedurende de duur van het contract van het vertrekkende personeelslid. Op vraag van de persoon die NewB verlaat, verstrekt NewB nuttige informatie voor diens zoektocht naar werk door een eerlijke en transparante feedback te geven over de samenwerking en door raad te geven betreffende oriëntatie, opleidingen of aanbevelingen.

Bovendien worden er minstens één keer per jaar tevredenheidsenquêtes georganiseerd onder het personeel.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

De persoon die de ethische aanpak van NewB coördineert rapporteert regelmatig aan het maatschappelijk comité over de aard van de interpellaties en de opvolging daarvan.

Dit principe kan de vorm aannemen van een hoofdstuk in het duurzaamheidsverslag, of in een afzonderlijk document.

NewB laat in haar handelswijze de belangen van de coöperanten/klanten voorgaan op het uitsluitend financiële winstoogmerk.

Zo zijn de salarissen van NewB niet variabel (zie Thema 16 Bezoldigingen) en hangen ze dus niet af van de verkoop. Hiermee vermijdt NewB dat er conflicten zouden kunnen ontstaan tussen enerzijds de belangen van de klant (die nuttige producten zonder risico wil) en anderzijds de medewerkers van de klantendienst die met een variabele verloning in de verleiding zouden kunnen komen om producten te verkopen die de klant niet nodig heeft of een risico vormen voor zijn/haar financiële gezondheid (voor meer over de strijd tegen overmatige schuldenlast, zie Thema 9 Kredieten en strijd tegen overmatige schuldenlast).

Verankering in het team

Deze bedrijfscultuur wordt met name bevorderd door de leden van het directiecomité regelmatig in te schakelen voor de operationele opvolging van verzoeken van klanten of bij de uitvoering van bepaalde taken van de klantendienst. Dit zorgt ervoor dat alle personeelsleden over de hele hiërarchie verankerd blijven in de praktijk en op de hoogte blijven van de noden van coöperanten.

De wet voorziet dat mensen kunnen beslissen wat NewB doet met hun persoonlijke gegevens. Onder die persoonlijke gegevens vallen onder meer contactgegevens (telefoonnummer, e-mail, enz.). De coöperanten beslissen zelf om welke redenen NewB hen mag contacteren en welke vorm van opdringerigheid ze toestaan.

Wanneer NewB hen de verschillende keuzemogelijkheden toont, gebruikt ze geen grafische effecten met als doel om de keuze van die persoon te beïnvloeden (bv. Door, voor de optie ik wil de nieuwsbrief niet ontvangen, een veel kleiner lettertype te gebruiken dan voor de optie ik wil de nieuwsbrief ontvangen). Hetzelfde geldt voor het gebruik van cookies op de site. De coöperanten kunnen in hun persoonlijke gebruikersomgeving rechtstreeks en gemakkelijk hun voorkeuren wijzigen m.b.t. het gebruik van hun persoonlijke gegevens.

Belangenconflicten kunnen zich voordoen tussen de bank en haar klanten, maar ook tussen klanten onderling, met leveranciers, tussen een personeelslid (de bestuurders en leden van andere organen inbegrepen) en de bank, tussen coöperanten of tussen verschillende afdelingen van de bank, enz. Iedereen moet waakzaam blijven en kunnen aanwijzen waar het risico op een belangenconflict zou kunnen rijzen.

Als een belangenconflict niet afgewend of geneutraliseerd kan worden, wordt het besproken en in kaart gebracht. Elk belangenconflict met een klant wordt aan de klant gemeld en centraal geregistreerd. Indien een belangenconflict blijft bestaan tussen het belang van een klant en dat van de bank, gaat het belang van de klant voor op dat van de bank of haar medewerker(s).

NewB hanteert een eenvoudig taalgebruik, vermijdt jargon en probeert om een evenwicht te vinden tussen relevantie en volledigheid. NewB gaat er niet van uit dat bepaalde elementen te ingewikkeld zijn om te worden begrepen door haar coöperanten en legt waar nodig zaken uit op een didactische, begrijpelijke manier.

Daarnaast is NewB bereikbaar voor alle vragen of verzoeken om informatie via e-mail, telefoon en sociale media. De contactinformatie en openingsuren staan duidelijk vermeld op de website. Voor de principes van het handvest met betrekking tot de klantendienst zie Thema 6 Verantwoordelijke relatie met de klanten.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Het personeel van NewB bestaat uit werknemers, zelfstandigen en  personen die zijn aangeworven via externe bedrijven, waaronder ondernemingen voor socio-professionele integratie.

Het is belangrijk om het evenwicht te vinden tussen een waardig loon en de maatschappelijke doelstelling van de onderneming. De onderneming is een fundamentele plaats voor de productie van economische rijkdom. De herverdeling van die rijkdom moet gewaarborgd zijn. Loonmatiging is een belangrijke (maar niet de enige en lang niet afdoende) manier om ongelijkheid te bestrijden. Deze aanpak gaat gepaard met enkele ingrepen:

Loonspanning

NewB hanteert een loonspanning van 1 op 5 voor alle personeelsleden. Die wordt berekend  op de loonkost, buiten de andere voordelen om. Dat wil zeggen dat de loonkost voor het hoogste salaris nooit hoger mag liggen dan vijf maal de loonkost voor het laagste salaris. De loonkost voor zelfstandigen of medewerkers die via een andere onderneming zijn aangesteld, wordt berekend op een gelijkwaardige manier als de loonkost van de werknemers. De regels voor die berekening zijn de volgende:

- Het laagste salaris wordt in absolute termen gedefinieerd als de totale jaarlijkse kosten van een werknemer (voltijds) in categorie 2 anciënniteit 0 van het paritair comité 310. Ter herinnering, dit salaris was 1.983 euro in 2020.

- Het loon van werknemers wordt gedefinieerd als de totale jaarlijkse kosten = bruto maandsalaris x 13,85 (= beste raming van een coëfficiënt voor 12 maanden werk + de 13e maand en dubbel vakantiegeld) x 1,30 (= beste raming van een coëfficiënt voor sociale zekerheidsbijdragen).

- Het loon van personen in dienst van derden en van zelfstandigen wordt gedefinieerd als de totale kosten = totale jaarlijkse kosten op basis van 230 dagen.

De loonspanning wordt jaarlijks gecontroleerd door de commissaris en rechtstreeks gecommuniceerd aan het maatschappelijk comité dat er jaarlijks verslag over uitbrengt bij de algemene vergadering.

Vastleggen van de salarissen

Onderzoek toont aan dat vrouwen en  personen die tot minderheden behoren minder extra salaris krijgen  als gevolg van onderhandelingen. Om misbruiken als gevolg van individuele onderhandelingen tegen te gaan, let NewB goed op de manier waarop ze salarissen vastlegt. NewB gebruikt de lijst van functies gekoppeld aan een referentiesalaris als basis om de vergoedingen objectief vast te leggen. Deze basis wordt aangevuld met een evolutie in functie van verschillende elementen, waaronder professionele ervaring en/of anciënniteit.

Verhoging van het salarisniveau

Als iemand aanspraak maakt op een verhoging van haar of zijn salarisniveau en ermee instemt, zorgt NewB dat de mensen in hetzelfde functietype niet uit de boot vallen omdat ze in ouderschapsverlof zijn of deeltijds werken. NewB zorgt er ook voor dat de salarissen niet al te ver uit elkaar liggen voor eenzelfde functieniveau. Nooit kan een promotie gelinkt zijn aan verkoopdoelen (zie principe 101).

Beperking van andere voordelen

We onderscheiden het vaste salaris (maandsalaris) van de andere voordelen (maaltijd- en ecocheques). Andere voordelen zijn normaliter vrijgesteld van sociale bijdragen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Onze sociale zekerheid is gebaseerd op de herverdeling van de rijkdom uit arbeid. Verschillende mechanismen verarmen en bedreigen haar. NewB wil haar sociale bijdragen niet ontwijken en beperkt de verloning onder andere vormen. Dit heeft geen betrekking op bepaalde hulpmiddelen waarvan NewB gebruik zou kunnen maken zoals de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen om werkgevers aan te moedigen werkzoekenden aan te nemen.

Werknemers ontvangen wel maaltijdcheques (1 cheque per gewerkte dag), ecocheques en een telewerkvergoeding. Zelfstandigen en  personen die in onderaanneming voor NewB werken genieten deze voordelen niet.

Geen gouden parachute, geen gouden handdruk

NewB keert geen schadevergoedingen uit bij het einde van een contract die hoger ligt dan die in de wet is voorzien (geen gouden parachute of gouden handdruk). De vergoeding voor uitvoerende bestuurders bij het einde van hun contract is gebaseerd op het bedrag waar zij recht op zouden hebben in het statuut van werknemer.

Geen salariswagens

NewB biedt haar personeel geen salariswagen, ongeacht hun statuut.

NewB heeft regels voor de terugbetaling van het woon-werkverkeer en de reisweg die wordt afgelegd voor professionele doeleinden. Die regels zijn gekend door de medewerkers en respecteren minstens de vergoedingen die worden voorzien door PC 310. Die exacte regels worden beschreven in het verplaatsingsonkostenbeleid. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt volledig terugbetaald door de werkgever. De fietskilometervergoeding is een belangrijke drijfveer om de fiets te nemen, want ze dekt het onderhoud van de fiets. NewB voorziet een veilige fietsenstalling. NewB voorziet ook een vergoeding van 0,25 €/km voor voetgangers, nog een manier om duurzame en gezonde transportwijzen aan te moedigen. Daarnaast moedigt NewB ook de multimodaliteit aan in het transport en betaalt ze de parkeerkosten aan treinstations terug.

In het algemeen wordt de voorkeur gegeven aan het openbaar vervoer voor het werk. Meer details vind je hierover bij het Thema 13 Ecologische voetafdruk van de interne werking.

Ouderschapsondersteuning

NewB onderzoekt de mogelijkheid om een beleid voor ouderschapsondersteuning met vergoedingen in te voeren. Ze berekent en maakt dit beleid in overeenstemming met een spaarzaam beheer van haar financiële middelen. Zie ook Thema 14 Welzijn op het werk.

Stagiaires en jobstudenten

NewB betaalt stagiaires niet voor stages in het kader van hun opleiding en vergoedt studenten volgens de barema’s van het paritair comité 310 waaronder de coöperatieve bank valt.

Het is verboden om te discrimineren in de verloning op basis van geslacht, maar het Instituut voor Gelijkheid van Vrouwen en Mannen rapporteert dat in de praktijk de loonkloof in België nog altijd bestaat. Een aanzienlijk deel van die loonkloof is te wijten aan verborgen mechanismen, vooroordelen en stereotypes die leiden tot discriminatie op basis van geslacht.

NewB legt haar salarissen vast zoals hierboven beschreven want  vrouwen behoren tot de groep die op die manier onrechtstreeks wordt gediscrimineerd. NewB zorgt dat personen die deeltijds werken (in België zijn dat vaak vrouwen) dezelfde voordelen genieten als personen die voltijds werken (maaltijdcheques, terugbetaling openbaar vervoer, fiets- of voetgangersvergoeding, overzetting van feestdagen als die niet op een werkdag vallen).

Wanneer een loonsverhoging of promotie worden toegekend, zorgt NewB dat medewerkers die bevallingsverlof zijn (geweest) of deeltijds werken niet worden gediscrimineerd.

Toegekende financiering

Zowel bij de toekenning van kredieten als bij de investeringsbeslissingen in het beheer van haar financiële portefeuille houdt NewB rekening met het gedrag van de betrokken entiteiten op het vlak van belastingen en belastingontwijking. NewB gaat in het bijzonder na wie volgens de meest recente analyse (Ultimate Beneficial Owners) de daadwerkelijke eigenaars zijn van de ondernemingen die ze financiert. Zie Thema 10 Kredietprojecten en Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren.

Voorwaarden om klant te worden

Klanten van de NewB-bank moeten in België verblijven en hun fiscale woonplaats (die bepaalt onder welk belastingsstelsel een persoon of entiteit valt) moet in Europa liggen.

Het witwassen van geld wordt gedefinieerd als het terug in legale omloop brengen van kapitaal met verdachte of zelfs illegale oorsprong. Witwassen is een probleem omdat mensen die op illegale wijze geld hebben verkregen dat geld zo opnieuw in de traditionele economie kunnen gaan gebruiken.

NewB heeft een anti-witwasbeleid en een anti-terrorismefinancieringsbeleid. Dergelijk beleid schrijft extra waakzaamheid voor bij politiek prominente personen.

We spreken over corruptie als iemand vanuit een machtspositie illegale voordelen toekent in ruil voor andere diensten of als vriendendienst. Corruptie kan negatieve politieke, maatschappelijke en ecologische gevolgen hebben. Corruptie verzwakt de instellingen omdat de mensen die ze vertegenwoordigen niet meer te vertrouwen zijn. De strijd tegen corruptie helpt de ontwikkeling van efficiënte, verantwoordelijke en transparante instellingen.

NewB voorziet bijvoorbeeld een procedure om onmiddellijk stappen te kunnen ondernemen wanneer ze vermoedt dat een werknemer of een leverancier corrupt is. Daarnaast houdt NewB bij de toekenning van financieringen rekening met de houding van de gefinancierde entiteit inzake corruptie.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

NewB zal in al haar communicatie een inclusieve schrijfstijl hanteren. Inclusief schrijven bestaat uit een reeks grafische en syntactische ingrepen die helpen om stereotype weergaven van de verschillende seksen tegen te gaan en bijdragen tot een gelijkwaardige voorstelling van vrouwen en mannen.

NewB gebruikt beeldmateriaal (foto’s, tekeningen, video’s, enz.) die de maatschappij in al haar diversiteit weergeven zodat niemand zich uitgesloten voelt.

NewB bevordert de toegang tot haar informatie voor alle doelgroepen door een kwaliteitsvolle inhoud te bieden, zowel in het Nederlands als in het Frans en creëert een werkgroep die specifiek als opdracht heeft om het aantal talen waarin NewB communiceert te verhogen. In het kader van de inclusiviteit legt NewB zich als permanente opdracht op de toegang tot informatieve inhoud voor iedereen beschikbaar te maken en hierover na te denken. Hiermee doelen we bijvoorbeeld op de ingebruikname van het AnySurfer-protocol voor slechtzienden. Voor meer informatie over de engagementen van NewB op het vlak van inclusie zie Thema 8 Toegankelijkheid en inclusie.

NewB contacteert organisaties (al dan niet leden van NewB) om de groepen die het meest kwetsbaar zijn voor totale of gedeeltelijke financiële uitsluiting te identificeren en om te onderzoeken welke werkwijze het meest aangewezen is. Voorbeelden van organisaties: ATD Quart Monde, le Réseau Wallon de Lutte contre la Pauvreté, Netwerk tegen Armoede, Financité, Convivial asbl, le CIRÉ, AnySurfer, enkele OCMW’s, Énéo, Espace Senior, enz.

NewB houdt rekening met het advies van deze deskundigen in haar actieplan en de mechanismen voor inclusie die ze invoert.

Verschillende oorzaken kunnen aan de basis van financiële uitsluiting liggen. Wanneer meerdere oorzaken zich opstapelen wordt de uitsluiting des te erger. Mensen die bijvoorbeeld niet digitaal beslagen zijn en op het platteland wonen – waar het aantal agentschappen afneemt – worden dubbel zo hard geraakt. NewB richt een werkgroep op die nadenkt over mogelijke maatregelen om de impact van de oorzaken voor de uitsluiting zoveel mogelijk teniet te doen, zoals hieronder uitgelegd.

Landelijke gebieden

In 2018 telde Wallonië 8 bankkantoren per 100 km². Dat is zeer weinig in vergelijking met andere delen van het land (volgens het verslag van Financité over financiële inclusie in 2019). NewB wil hier iets aan doen en analyseert de haalbaarheid van mogelijke oplossingen overal in België waar de afstand een probleem vormt. Bijvoorbeeld:

- Gedeelde kantoren met andere financiële spelers

- Gedeelde kantoren met andere, niet-financiële, publieke of private instellingen

- Mobiele agentschappen en huisbezoeken op regelmatige tijdstippen in bepaalde regio’s

- Rekrutering van erkende, ambulante NewB-vertegenwoordigers

- Fysieke aanwezigheid in bepaalde regio’s in samenwerking met lidorganisaties die kantoren hebben en zelfs met ambassadeurs van NewB

- Huur van co-workingplaatsen voor NewB-medewerkers zodat ze een keer per week buiten Brussel aanspreekbaar zijn

- Enz.

Het digitale aanbod van NewB

NewB biedt gemakkelijke, snelle en ergonomische digitale diensten aan die zo toegankelijk mogelijk zijn. Voor mensen die niet vertrouwd zijn met digitale technologie is een aanbod van internetbankdiensten minder geschikt en dat kan leiden tot uitsluiting. Om dit probleem het hoofd te bieden zal NewB de haalbaarheid van mogelijke oplossingen onderzoeken, zoals:

- Partnerschappen met NewB-‘makelaars’

- De mogelijkheid om papieren overschrijvingen te verwerken

- De mogelijkheid om papieren uittreksels op te sturen met de post

- De mogelijkheid voor de klanten om een gamma van financiële verrichtingen te doen via de telefoon

- Enz.

Kost van de producten en basisbankdienst

Het gebeurt wel eens dat een bank een klant weigert omwille van haar of zijn financiële situatie, maar geen bankrekening hebben is erg vervelend. Het is moeilijk om betalingen te doen of geld te ontvangen. Om zeker te zijn dat iedereen toegang heeft tot ten minste een zichtrekening, zijn kredietinstellingen in België verplicht om een basisbankdienst aan te bieden. Dankzij die basisdienstverlening kan elke legaal in België verblijvende persoon een rekening openen aan een verminderd tarief. Maar hier wordt niet duidelijk over gecommuniceerd, waardoor mensen zonder bankrekening die recht hebben op deze dienst er niet van op de hoogte zijn en er dus ook niet naar vragen.

NewB communiceert helder en transparant over het bestaan van haar basisbankdienst via haar verschillende communicatiekanalen. NewB biedt gratis basisbankdienst aan voor mensen die daar recht op hebben en ernaar vragen. NewB herziet regelmatig haar basisbankdienst in functie van de algemene evoluties in haar aanbod, en gaat verder dan de minimale dienstverlening die de wet voorschrijft.

Los van de basisbankdienst hanteert NewB een zo rechtvaardig, inclusief en toegankelijk mogelijk tarievenbeleid. Voor haar bankdiensten overweegt NewB met een vrijwillige bijdrage te werken. Ieder kan beslissen over haar of zijn persoonlijke bijdrage, enerzijds met kennis van de werkelijke kostprijs voor NewB en anderzijds rekening houdend met de eigen draagkracht. NewB raadpleegt haar coöperanten om te weten welke piste ze verkiezen. Voor de engagementen aangaande tarifering en de communicatie daaromtrent zie Thema 7 Communicatie en marketing en Thema 5 Tarifering en soberheid.

Om een rekening aan te houden bij NewB is er geen minimum bedrag op de rekening vereist.

Identificatie van de klanten

Documenten nodig voor de identificatie van een nieuwe klant kunnen worden gebruikt om mensen te weigeren of uit te sluiten. NewB geeft duidelijk aan welke identiteitsdocumenten nodig zijn om klant te kunnen worden en aanvaardt alle wettelijke documenten vermeld in de FAQ of de site van de financiële sectorfederatie Febelfin, en die zijn nagekeken door de toezichthouders. NewB misbruikt de anti-witwaswet niet (wet van 2017 ter voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme) als instrument voor de uitsluiting van bepaalde bevolkingsgroepen.

Communicatie en participatie

NewB zorgt waar mogelijk dat haar informatie voor iedereen beschikbaar is. NewB gebruikt didactische middelen zodat haar producten begrijpelijk zijn. Voor de verbintenissen van NewB aangaande communicatie zie Thema 7 Communicatie en marketing. Voor kwesties rond inclusie in de participatieve dynamiek, zie Thema 3 Coöperatief en participatief bestuur, principe nr. 12.

Samenwerkingen ter bevordering van inclusie

NewB werkt samen met organisaties die het opnemen voor kwetsbare bevolkingsgroepen (zoals bv. mensen met een OCMW-uitkering, asielzoekers, erkende vluchtingen) om beter in te schatten wat zij nodig hebben van hun bank. (middellange termijn)

NewB heeft geen kantorennetwerk en geen eigen geldautomaten, maar NewB zorgt ervoor dat haar klanten geld zullen kunnen afhalen bij de verschillende bestaande netten van geldautomaten. NewB maakt geen winst met het tarief dat ze aanrekent voor geldafhalingen, operaties die een kost voor NewB betekenen.

Oudere mensen en mensen met een beperking

NewB onderzoekt de stapsgewijze integratie van de AnySurfer-richtlijnen op haar website en mobiele applicaties. AnySurfer begeleidt en certificeert websites die toegankelijk zijn voor mensen met een beperking (middellange termijn). NewB denkt na over een vertaalsysteem voor slechthorenden tijdens haar grote jaarlijkse evenementen.

Asielzoekers en vluchtelingen

NewB communiceert duidelijk over haar basisbankdienst bij vluchtelingen en asielzoekers voor wie toegang zeer moeilijk of zelfs onmogelijk blijft. NewB sluit hiertoe partnerschappen met betrokken organisaties zoals CIRÉ of het Burgerplatform zodat de informatie bij de juiste personen terecht komt.

NewB volgt de aanbevelingen van Febelfin betreffende de basisbankdienst voor asielzoekers en vluchtelingen strikt op. NewB sluit deze groepen niet uit. Waar nodig zorgt NewB voor aangepaste hulp voor de betrokken persoon bij het identificatieproces.

NewB onderzoekt de mogelijkheid om informatieve documenten en contracten in meerdere talen ter beschikking te stellen. NewB werkt samen met vertalers en tolken die de moedertaal van de grootste groepen asielzoekers en vluchtelingen beheersen. (middellange termijn)

NewB onderzoekt de mogelijkheden voor de ontwikkeling van bank- en verzekeringsproducten en diensten die aangepast zijn aan de behoeften van vluchtelingen en asielzoekers (middellange termijn).

Verzekeraars proberen steeds preciezere risicoprofielen op te stellen van hun klanten (de zogenaamde microsegmentatie) en baseren zich daarop voor de berekening van hun premies of ze maken er misbruik van om bepaalde delen van de bevolking uit te sluiten van hun dienstverlening. NewB past geen microsegmentatie toe op de profielen van haar klanten en stelt slechts een beperkt aantal vragen voor de opmaak van haar offertes.

NewB sensibiliseert omtrent het belang van niet-verplichte, maar essentiële verzekeringen zoals burgerlijke aansprakelijkheid privéleven en doet haar best om de premie voor haar verschillende verzekeringen democratisch te maken. NewB voert een helder beleid rond weigering van klanten voor herverzekering en rond gevallen die aanleiding kunnen geven tot registratie als bijzonder verzekeringsrisico. Dit beleid heeft niet als doel om mensen uit te sluiten. NewB wil minder gangbare verzekeringen ontwikkelen voor specifieke doelgroepen.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Discriminatie bij aanwerving kan verschillende maatschappelijke groepen raken: vrouwen, mensen van kleur, LGBTQ+, jongeren, personen met een beperking, enz. Aanwerven is kiezen. NewB wenst de wijdverspreide praktijk tegen te gaan waarbij mannelijke, blanke, Europese kandidaten zonder zichtbare religieuze tekens vaker benoemd of gepromoveerd worden dan vrouwelijke kandidaten of kandidaten die niet Europees of blank zijn, andere religieuze of filosofische overtuigingen hebben of een andere achtergrond. Dat onevenwicht is gebaseerd op bepaalde vooroordelen en stereotype ideeën over de personen met in de bedrijfswereld ondervertegenwoordigde karakteristieken en over de rol en bekwaamheid van de vrouw in het actieve leven. Dat leidt ertoe dat twee kandidaten met een verschillend gender, nationaliteit, huidskleur, origine, religie, enz. met dezelfde kwalificaties niet altijd dezelfde kansen krijgen.

De functies worden geijkt

NewB start de aanwerving vanuit de vaardigheden die de functie vraagt, besteedt uiterst veel aandacht aan sleutelcompetenties, formuleert jobaanbiedingen volgens deze objectieven en kiest voor een formulering waarin ze duidelijk openstaat voor diversiteit..

Opstellen van de vacature

Vacatures  worden zowel in het Frans als in het Nederlands opgesteld volgens de principes van het inclusief schrijven. Alle vermeldingen in de aanbieding zijn gelinkt aan sleutelvaardigheden, of hebben bij gebrek hieraan betrekking op een functieprofiel.

Een actief beleid met betrekking tot diversiteit

Het feit dat de jobaanbiedingen duidelijk vermelden dat NewB een actief beleid voert met betrekking tot diversiteit laat mensen uit verschillende doelgroepen toe om te solliciteren zonder vrees voor hun eigen vooroordelen die hen kunnen doen geloven dat het onmogelijk is om door NewB aangeworven te worden. Bijvoorbeeld : “NewB wil dat de samenstelling van haar team zo goed mogelijk de diversiteit in de samenleving weerspiegelt. We verwelkomen de kandidaten zonder onderscheid op basis van afkomst, huidskleur, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, levensbeschouwelijke overtuiging of beperking.”

Voor bepaalde functies kan  waar mogelijk vermeld worden: “Deze functie vereist geen andere verplaatsing dan deze naar de werkplek. De werkplek is toegankelijk voor mensen met een mobiliteitsbeperking. Indien u een redelijke aanpassing nodig hebt, voor welke beperking ook, tijdens deze fase van de selectie of nadien, laat het ons dan zeker weten.”

De aanbieding zal ook vermelden dat de kandidaturen anoniem behandeld zullen worden en raadt kandidaten aan om geen foto bij hun CV te voegen.

Anonieme behandeling van de kandidaturen

NewB wenst elke vorm van indirecte discriminatie te elimineren in de eerste fase van de selectie en maakt de cv’s anoniem om zich te concentreren op de vereiste vaardigheden en om de perceptie van de kandidaten niet te beïnvloeden. De naam, voornaam of geboorteplaats (bijvoorbeeld) van een kandidaat verwijst naar geen enkel relevant selectiecriterium maar kan wel, bewust of onbewust, de lezing van de informatie over de vaardigheden beïnvloeden op het moment van de preselectie. NewB vermeldt in de jobaanbiedingen dat de kandidaturen anoniem behandeld zullen worden tijdens de preselectie.

Eén of meerdere personen zullen belast worden met de administratieve behandeling van de kandidaturen en zullen de gegevens in verband met burgerlijke stand verwijderen, nl. naam, leeftijd, gender, nationaliteit, adres en gezinssituatie. Deze persoon houdt deze gegevens ter beschikking in een niet-toegankelijk dossier op de server en introduceert ze opnieuw in de procedure in een later stadium. Deze persoon neemt niet deel aan het beslissingsproces. De persoon of personen belast met de preselectie die de geanonimiseerde cv’s ontvangen moeten autonoom en vertrouwelijk te werk gaan, en hebben vooraf een nauwgezette briefing ontvangen. De personen die de beslissing zullen nemen hebben pas later toegang tot de volledige versie van de kandidaturen, wanneer het gesprek voorbereid wordt (persoonlijkheidskenmerken, motivatie, scholing, vorige werkgevers etc.).

De selectieprocedure zal er dus uitzien als volgt :

Uitbreiding van de wervingskanalen

Volgens de waarden van transparantie, inclusie en soberheid, communiceert NewB zo breed mogelijk over de in te vullen functies om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken, mits beperking van de kosten. Een brede verspreiding van de jobaanbiedingen is belangrijk om eenieder de kans te geven zich kandidaat te stellen (en niet enkel aan degenen die op de één of andere manier dicht bij NewB staan).

Het gebruik van verschillende rekruteringskanalen laat doelgroepen van verschillende nationaliteiten, leeftijden, gender, met een beperking of, als de functie het toelaat, mensen met minder kwalificaties (die het diploma van secundair onderwijs niet behaald hebben) toe om kennis te nemen van de jobaanbiedingen.

Verschillende partners kunnen ons helpen bij de verdeling van de jobaanbiedingen onder een breder publiek (Actiris, VDAB, Women in Finance Belgium, enz.) of een beperkter publiek (8infini, Groep Intro, Association des accompagnateurs de personnes en situation de handicap (ASAPH), Interface3, enz.) of bij jobstudenten (JEEP, JUMP).

De persoon verantwoordelijk voor human resources zorgt ervoor dat de vacatures verdeeld worden via minstens drie kanalen extern aan deze van NewB.

Salarisbepaling

Om indirecte discriminatie met betrekking tot het salaris, vaak ten nadele van bepaalde groepen(vrouwen, mensen van kleur, enz.) tegen te gaan, blijft NewB aandachtig voor de manier van de salarisbepaling om niet teveel ruimte te laten voor individuele onderhandelingen.

Als basis voor de objectivering van de vergoedingen neemt NewB de lijst van functies die gelinkt zijn aan een referentiesalaris Deze basis wordt vervolledigd met een evolutie in functie van verschillende elementen, waaronder professionele ervaring en anciënniteit.

Voor meer details over de verbintenissen van NewB in verband met vergoeding, zie Thema 16 Bezoldigingen.

Gemengd team belast met de aanwervingen

Het team dat belast is met aanwervingen is zelf ook zo divers mogelijk. Zo krijgt de kandidaat meteen een idee van de diversiteit binnen de onderneming. Bovendien draagt het betrekken van vrouwen en mannen, Nederlandstaligen en Franstaligen in alle procedures bij aan het naleven van het gelijkheidsprincipe.

NewB zorgt ervoor dat alle selectiegesprekken gerealiseerd worden door een intern rekruteringsteam dat gemengd is zoals hierboven beschreven (mannen en vrouwen, Franstaligen en Nederlandstaligen). Bovendien wordt bij elke aanwerving iemand van een ander team dan datgene dat aanwerft betrokken (bijvoorbeeld iemand van de financiële cel helpt bij een aanwerving voor de cel coöperatief leven en omgekeerd).

De beslissing tot aanwerving wordt genomen door het directiecomité of door de voorzitter van het directiecomité samen met het lid van het directiecomité dat belast is met de aanwervingen. De andere personen die betrokken waren bij het aanwervingsproces hebben een raadgevende stem. Het lid van het directiecomité dat belast is met human resources heeft de taak de aanwervingsprocedure uit te leggen aan de betrokken personen, onder meer het feit dat hun stem raadgevend is. Het directiecomité motiveert de beslissing om een kandidaat wel of niet aan te werven teneinde de procedure zo objectief en transparant mogelijk te maken.

Directiecomité

Wanneer er iemand aangeworven wordt voor het directiecomité, neemt het Benoemings – en Remuneratiecomité (BRC) de selectie in handen (het BRC selecteert kandidaten om voor te dragen voor benoeming). Toch zorgt het BRC ervoor dat minstens twee personeelsleden van NewB bij de gesprekken betrokken worden met een raadgevende stem.  Het BRC zorgt er in de mate van het mogelijke voor dat het directiecomité  divers is samengesteld: tweetalige personen (Frans-Nederlands) en minstens één persoon van elk geslacht.

De aantrekkelijkheid van het bedrijf verhogen voor iedereen

Om iedereen aan te moedigen om te solliciteren, in het bijzonder de mensen die het moeilijk hebben op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld éénoudergezinnen), behoudt  NewB een aantal maatregelen die het gemakkelijker maken om privé-leven en professioneel leven te verzoenen, en bepaalt er zelf nieuwe: een sfeer die een flexibele werkduur begunstigt in functie van de noden van alle medewerkers , een partnerschap met een kribbe in de buurt van het kantoor met prioriteit voor de lagere lonen binnen de coöperatie. Dit wordt expliciet vermeld in de vacature.

Algemeen gezien zal NewB, teneinde aantrekkelijk te zijn op de arbeidsmarkt in vergelijking met klassiekere spelers, haar voordelen moeten uitspelen: de waarden die eigen zijn aan NewB evenals de klassieke aspecten zoals opleiding, vakantiedagen en bepaalde extralegale voordelen die compatibel zijn met de waarden van NewB. NewB vermeldt in de vacatures dat ze aandacht besteedt aan het evenwicht tussen privé- en professioneel leven.

De volledige selectie- en aanwervingsprocedure wordt elk jaar geëvalueerd

De engagementen met betrekking tot diversiteit bij de aanwervingen zullen elk jaar geëvalueerd worden door het directiecomité en twee personeelsleden die uitgeloot worden volgens bepaalde criteria (minsten één persoon per taal en per geslacht). Deze evaluatie wordt georganiseerd door het lid van het directiecomité dat belast is met human resources.

NewB verbindt zich ertoe om evenveel vrouwelijke als mannelijke medewerkers tewerk te stellen, en evenveel Nederlandstalige medewerkers als Franstalige. Daarenboven ondersteunt NewB de nominatie van vrouwen voor de hogere posten van de professionele hiërarchie. Evenzo ondersteunt NewB de aanwerving en de nominatie voor de hogere posten van tweetalige personen (Frans-Nederlands), van andere nationaliteiten dan de Belgische, en van verschillende huidskleuren, sociale of etnische afkomst en religieuze of filosofische overtuigingen. NewB bevoordeelt de aanwerving en de promotie van mensen met een beperking.

NewB mag wettelijk niet de absolute en onvoorwaardelijke voorrang geven aan personen die behoren tot een ondervertegenwoordigde groep bij een aanwerving, benoeming of promotie. Maar NewB verbindt zich ertoe om voorrang te geven aan mensen van de ondervertegenwoordigde groep bij gelijkwaardige kwalificaties betreffende hun bekwaamheid, competenties en professionele prestaties en houdt objectief rekening met de criteria betreffende de persoon.

Bij een oproep voor kandidaten voor een functie en tot er evenveel vrouwelijke als mannelijke kandidaten zijn en evenveel Nederlandstalige als Franstalige kandidaten, verbindt NewB zich ertoe om voor elk gesprek evenveel vrouwen als mannen uit te nodigen, en – in de mate dat de vacature het toelaat - evenveel Nederlandstaligen als Franstaligen, die op papier aan de gevraagde kwalificaties voldoen in functie van het aantal ontvangen kandidaturen. Bovendien verbindt NewB zich ertoe personen van een verschillende origine of met een beperking uit te nodigen voor een gesprek wanneer zij op papier beantwoorden aan de gevraagde kwalificaties. Wanneer deze maatregel niet mogelijk is wegens het lage aantal ontvangen kandidaturen, zal NewB de procedure van verspreiding van de jobaanbiedingen evalueren en zich ervan verzekeren dat al het nodige is gedaan om er zeker van te zijn dat er genoeg kandidaturen ontvangen worden.

Bovendien zal NewB geen rekening houden met de leeftijd of de familiale situatie van een kandidaat. Evenzeer zullen de deeltijdse functies, de verloven en de vertraging in het behalen van een diploma gelinkt aan de zorg voor kinderen geen negatief effect hebben op de evaluatie van de kandidaat.

NewB beschouwt de veelheid aan profielen als een pluspunt en verbindt er zich toe de wettelijke verplichten betreffende non-discriminatie te overstijgen. Een diversiteit aan personen betekent een diversiteit aan persoonlijke omstandigheden. Teneinde de diversiteit te bevorderen, stelt NewB redelijke aanpassingen voor wat betreft werkduur en werkplaats teneinde te beantwoorden aan verschillende situaties (zwangerschap, kinderen, beperking, gezondheidstoestand, woonplaats, religieuze of filosofische praktijken, enz.)

NewB bevordert gesprekken tussen de betrokken persoon en de vertrouwenspersoon – die op haar /zijn beurt met de CEO spreekt – teneinde redelijke aanpassingen te vinden, in functie van de noden van een concrete situatie, om het mogelijk te maken voor een persoon om toegang te hebben tot een job, die uit te oefenen en erin te groeien. Zo kan NewB bij voorbeeld in de mate van het mogelijke gebedsmomenten tijdens de werkuren toestaan, of verlof voor religieuze feesten, thuiswerk, flexibele uren,  aanpassingen van de ruimte voor mensen in een rolstoel, enz. Zie ook het Thema 14 Welzijn op het werk voor de andere verbintenissen van NewB ter bevordering van een goed evenwicht tussen privé en werk.

Kledij en zichtbare tekens

Bij NewB staat een pluralistische, tolerante houding en de waarden van NewB voorop, en we verwachten dat dat zich ook uit in zichtbare zaken zoals kledij: NewB staat tolerant en pluralistisch tegenover de persoonlijke engagementen en overtuigingen van haar medewerkers, en verwacht dezelfde houding van haar medewerkers tegenover collega’s, klanten en burgers in het algemeen. Als zich hieromtrent een probleem voordoet kan de vertrouwenspersoon zich  engageren voor een gesprek met de betrokken personen, om tot een akkoord proberen te komen.

Participatie

NewB let erop dat alle talenten intern worden gevaloriseerd, onder meer via participatietools die uiteengezet worden in het thema van dit handvest dat betrekking heeft democratie en participatie, om het beste uit deze diversiteit te halen.

Werkgroepen

Er wordt veel aandacht geschonken aan de samenstelling van alle comités of werkgroepen die opgericht worden bij NewB, opdat deze gevarieerd zouden zijn op vlak van gender en taal.

Acties ten voordele van de diversiteit

Een voorbeeld van een actie die de diversiteit bevordert binnen een bedrijf is de DUOday. Dit is een nationale actie die private en publieke bedrijven wil sensibiliseren voor de tewerkstelling van personen met een beperking. De actie brengt de vaste medewerkers op hun werkplek in contact met personen met een beperking die op zoek zijn naar werk of hun beroepsopleiding in vraag stellen. De DUOday is een gelegenheid om de deuren te openen en een Duo te creëren tussen een werknemer van NewB en een persoon met een beperking. NewB verbindt er zich toe elk jaar aan deze actie deel te nemen.

NewB streeft naar een ondernemingscultuur waarin alle personeelsleden respect tonen voor elkaar en voor anderen zonder discriminatie op grond van persoonlijke kenmerken.

Indien er toch sprake is van intimiderend gedrag, onderscheid of discriminatie, is het de verantwoordelijkheid van elke medewerker (zelfs, en eigenlijk zeker wanneer dit personeelslid niet persoonlijk betrokken was maar enkel getuige) om de betrokken persoon aan te spreken en/of de vertrouwenspersoon op de hoogte te brengen. Dat kan op anonieme wijze indien gewenst. Om dit te bevorderen creëert NewB een vertrouwensklimaat waarbij iedereen aangemoedigd wordt om te reageren, wie ze ook zijn en in verband met gelijk wie. Bovendien beschermt NewB haar medewerkers tegen iedere repercussie die een reactie zou kunnen zijn op een tussenkomst met als doel de principes van diversiteit en non-discriminatie te vrijwaren.

Zodra de vertrouwenspersoon op de hoogte is gebracht, gaat zij of hij in gesprek met de betrokken persoon, en vestigt de aandacht op de wetgeving met betrekking tot non-discriminatie en de politiek die NewB voert. Indien nodig zullen maatregelen worden getroffen om te vermijden dat de feiten zich herhalen. In geval van ernstige of herhaalde feiten kan er beslist worden om de samenwerking met de betrokken persoon stop te zetten. Op die manier verbindt NewB zich ertoe om ieder discriminatoir gedrag tegen te gaan en te bestraffen, zelfs al is het in de ogen van sommigen onbeduidend of niet bestaand.

Opleiding

NewB verbindt zich ertoe dat alle personeelsleden, ongeacht hun departement of hiërarchisch niveau, de online opleiding over diversiteit en non-discriminatie van UNIA volgen, het interfederaal centrum voor gelijkheid van kansen. (www.eDiv.be).

Alle personeelsleden moeten  bij het uitvoeren van hun werkzaamheden alert zijn voor verboden en ongewenst onderscheid tussen personen en voor de mogelijk discriminerende e­ffecten van bepaalde acties, gedragingen of maatregelen.

Wanneer iemand het team vervoegt, moet die persoon binnen de drie maanden na aankomst de opleiding volgen (voor de drie luiken). De andere leden van het team moeten hun kennis elke drie jaar opfrissen. 

Bekendmaking van de non-discriminatiecode

Een non-discriminatiecode is bedoeld om diegenen te beschermen die discriminatie ondervinden en klacht willen indienen, verschaft duidelijkheid over welke maatregelen getroffen moeten worden om discriminatie te voorkomen en te bestrijden en geeft ook aan welk gedrag binnen het bedrijf niet getolereerd kan worden. NewB neemt de vereiste maatregelen om de bepalingen van de non-discriminatiecode mee te delen aan alle personeelsleden en afficheert de code op een zichtbare wijze.

Taalgebruik en humor

Alle personeelsleden houden rekening met de meningen en het werk van elk individu, ongeacht persoonlijke kenmerken en realiseren zich dat bepaalde handelingen, uitlatingen of ‘grappen’ (hetzij mondeling, schriftelijk, per e-mail, via sociale media of op andere wijze), hoewel mogelijk onbedoeld, kwetsend of discriminerend kunnen zijn.

Voorstel van vocabularium

Discriminatie toont zich vaak in taalgebruik, soms onbewust. NewB stelt voor om een taalkader af te spreken met alle medewerkers waarbij iedereen zich kan uiten via onomatopeeën (een alarmwoord) wanner zij of hij het voorwerp is van een discriminerende opmerking of getuige is van een discriminerende opmerking ten opzichte van iemand anders. Indien nodig komt de vertrouwenspersoon tussen bij ongepast taalgebruik tussen twee personen.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

Omwille van de inclusie van mensen die minder vertrouwd zijn met digitale communicatiemiddelen worden, onder bepaalde omstandigheden, meer traditionele communicatiekanalen niet uitgesloten (brieven, telefoons, affiches, enz.). Binnen de grenzen van haar mogelijkheden probeert NewB bevredigende alternatieven voor te stellen in functie van de verzoeken die ze ontvangt.

De informatie op de website wordt regelmatig bijgewerkt en via een nieuwsbrief brengt NewB haar coöperanten op de hoogte van de actualiteit, van haar enquêtes en evenementen. De frequentie waarmee die wordt verstuurd is redelijk en coöperanten kunnen zich er gemakkelijk voor uitschrijven.

Voor dit onderwerp zie Thema 13 Ecologische voetafdruk van de interne werking.

Als de engagementen van NewB als positief worden ervaren door de coöperanten, zullen deze sneller geneigd zijn om NewB aan te bevelen bij hun entourage. Ook de lid-organisaties en ambassadeurs van NewB vormen een schakel in de verspreiding van belangrijke informatie over de coöperatie en haar leden.

NewB gaat bewust en doordacht om met de publicitaire toepassingen van de internetgiganten (GAFAM: Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft: de vijf Amerikaanse reuzen in de digitale markt) en zoekt systematisch naar alternatieven.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Het personeel van NewB bestaat uit werknemers, zelfstandigen en  personen die zijn aangeworven via externe bedrijven, waaronder ondernemingen voor socio-professionele integratie.

Het is belangrijk om het evenwicht te vinden tussen een waardig loon en de maatschappelijke doelstelling van de onderneming. De onderneming is een fundamentele plaats voor de productie van economische rijkdom. De herverdeling van die rijkdom moet gewaarborgd zijn. Loonmatiging is een belangrijke (maar niet de enige en lang niet afdoende) manier om ongelijkheid te bestrijden. Deze aanpak gaat gepaard met enkele ingrepen:

Loonspanning

NewB hanteert een loonspanning van 1 op 5 voor alle personeelsleden. Die wordt berekend  op de loonkost, buiten de andere voordelen om. Dat wil zeggen dat de loonkost voor het hoogste salaris nooit hoger mag liggen dan vijf maal de loonkost voor het laagste salaris. De loonkost voor zelfstandigen of medewerkers die via een andere onderneming zijn aangesteld, wordt berekend op een gelijkwaardige manier als de loonkost van de werknemers. De regels voor die berekening zijn de volgende:

- Het laagste salaris wordt in absolute termen gedefinieerd als de totale jaarlijkse kosten van een werknemer (voltijds) in categorie 2 anciënniteit 0 van het paritair comité 310. Ter herinnering, dit salaris was 1.983 euro in 2020.

- Het loon van werknemers wordt gedefinieerd als de totale jaarlijkse kosten = bruto maandsalaris x 13,85 (= beste raming van een coëfficiënt voor 12 maanden werk + de 13e maand en dubbel vakantiegeld) x 1,30 (= beste raming van een coëfficiënt voor sociale zekerheidsbijdragen).

- Het loon van personen in dienst van derden en van zelfstandigen wordt gedefinieerd als de totale kosten = totale jaarlijkse kosten op basis van 230 dagen.

De loonspanning wordt jaarlijks gecontroleerd door de commissaris en rechtstreeks gecommuniceerd aan het maatschappelijk comité dat er jaarlijks verslag over uitbrengt bij de algemene vergadering.

Vastleggen van de salarissen

Onderzoek toont aan dat vrouwen en  personen die tot minderheden behoren minder extra salaris krijgen  als gevolg van onderhandelingen. Om misbruiken als gevolg van individuele onderhandelingen tegen te gaan, let NewB goed op de manier waarop ze salarissen vastlegt. NewB gebruikt de lijst van functies gekoppeld aan een referentiesalaris als basis om de vergoedingen objectief vast te leggen. Deze basis wordt aangevuld met een evolutie in functie van verschillende elementen, waaronder professionele ervaring en/of anciënniteit.

Verhoging van het salarisniveau

Als iemand aanspraak maakt op een verhoging van haar of zijn salarisniveau en ermee instemt, zorgt NewB dat de mensen in hetzelfde functietype niet uit de boot vallen omdat ze in ouderschapsverlof zijn of deeltijds werken. NewB zorgt er ook voor dat de salarissen niet al te ver uit elkaar liggen voor eenzelfde functieniveau. Nooit kan een promotie gelinkt zijn aan verkoopdoelen (zie principe 101).

Beperking van andere voordelen

We onderscheiden het vaste salaris (maandsalaris) van de andere voordelen (maaltijd- en ecocheques). Andere voordelen zijn normaliter vrijgesteld van sociale bijdragen, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Onze sociale zekerheid is gebaseerd op de herverdeling van de rijkdom uit arbeid. Verschillende mechanismen verarmen en bedreigen haar. NewB wil haar sociale bijdragen niet ontwijken en beperkt de verloning onder andere vormen. Dit heeft geen betrekking op bepaalde hulpmiddelen waarvan NewB gebruik zou kunnen maken zoals de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen om werkgevers aan te moedigen werkzoekenden aan te nemen.

Werknemers ontvangen wel maaltijdcheques (1 cheque per gewerkte dag), ecocheques en een telewerkvergoeding. Zelfstandigen en  personen die in onderaanneming voor NewB werken genieten deze voordelen niet.

Geen gouden parachute, geen gouden handdruk

NewB keert geen schadevergoedingen uit bij het einde van een contract die hoger ligt dan die in de wet is voorzien (geen gouden parachute of gouden handdruk). De vergoeding voor uitvoerende bestuurders bij het einde van hun contract is gebaseerd op het bedrag waar zij recht op zouden hebben in het statuut van werknemer.

Geen salariswagens

NewB biedt haar personeel geen salariswagen, ongeacht hun statuut.

NewB heeft regels voor de terugbetaling van het woon-werkverkeer en de reisweg die wordt afgelegd voor professionele doeleinden. Die regels zijn gekend door de medewerkers en respecteren minstens de vergoedingen die worden voorzien door PC 310. Die exacte regels worden beschreven in het verplaatsingsonkostenbeleid. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt volledig terugbetaald door de werkgever. De fietskilometervergoeding is een belangrijke drijfveer om de fiets te nemen, want ze dekt het onderhoud van de fiets. NewB voorziet een veilige fietsenstalling. NewB voorziet ook een vergoeding van 0,25 €/km voor voetgangers, nog een manier om duurzame en gezonde transportwijzen aan te moedigen. Daarnaast moedigt NewB ook de multimodaliteit aan in het transport en betaalt ze de parkeerkosten aan treinstations terug.

In het algemeen wordt de voorkeur gegeven aan het openbaar vervoer voor het werk. Meer details vind je hierover bij het Thema 13 Ecologische voetafdruk van de interne werking.

Ouderschapsondersteuning

NewB onderzoekt de mogelijkheid om een beleid voor ouderschapsondersteuning met vergoedingen in te voeren. Ze berekent en maakt dit beleid in overeenstemming met een spaarzaam beheer van haar financiële middelen. Zie ook Thema 14 Welzijn op het werk.

Stagiaires en jobstudenten

NewB betaalt stagiaires niet voor stages in het kader van hun opleiding en vergoedt studenten volgens de barema’s van het paritair comité 310 waaronder de coöperatieve bank valt.

Het is verboden om te discrimineren in de verloning op basis van geslacht, maar het Instituut voor Gelijkheid van Vrouwen en Mannen rapporteert dat in de praktijk de loonkloof in België nog altijd bestaat. Een aanzienlijk deel van die loonkloof is te wijten aan verborgen mechanismen, vooroordelen en stereotypes die leiden tot discriminatie op basis van geslacht.

NewB legt haar salarissen vast zoals hierboven beschreven want  vrouwen behoren tot de groep die op die manier onrechtstreeks wordt gediscrimineerd. NewB zorgt dat personen die deeltijds werken (in België zijn dat vaak vrouwen) dezelfde voordelen genieten als personen die voltijds werken (maaltijdcheques, terugbetaling openbaar vervoer, fiets- of voetgangersvergoeding, overzetting van feestdagen als die niet op een werkdag vallen).

Wanneer een loonsverhoging of promotie worden toegekend, zorgt NewB dat medewerkers die bevallingsverlof zijn (geweest) of deeltijds werken niet worden gediscrimineerd.

Bonussen kunnen ertoe leiden dat medewerkers de klanten verkeerd advies geven, hen discrimineren of dat ze onbezonnen risico’s nemen. Dat kan schadelijk zijn voor de veiligheid van NewB en haar klanten. Zie ook Thema 6 Verantwoordelijke relatie met de klanten.

De statuten van de coöperatie NewB maken voor wat betreft de vergoedingen een onderscheid tussen de uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders. De eersten zijn personeelsleden van NewB en krijgen een vergoeding volgens het bovenstaand principe 99. Dat is niet het geval voor de tweede groep, die enkel recht hebben op een terugbetaling van hun onkosten.

De Nationale Raad voor de Coöperatie (NRC), waarbij NewB is aangesloten voorziet dat bestuurders vergoed kunnen worden zolang hun vergoeding niet voortkomt uit de winsten van NewB en wordt vastgelegd door de algemene vergadering. De vergoedingen voor de niet-uitvoerende leden die werden goedgekeurd tijdens de algemene vergadering van 28 september 2019 worden hier ter illustratie weergegeven:

- Niet-uitvoerende leden van de raad van bestuur, van het audit- en risicocomité, en van het comité voor nominaties en vergoedingen krijgen een vergoeding van € 500 (excl. btw) per gepresteerde werkdag.

- De duur van de prestaties voor één vergadering (inclusief voorbereiding) wordt als volgt forfaitair vastgelegd:

- voor de raad van bestuur 1,5 werkdag per lid en 3 werkdagen voor de voorzitter;

- voor het comité voor nominaties en vergoedingen 1,5 werkdag per lid en 2 werkdagen voor de voorzitter;

- voor het audit- en risicocomité 3 werkdagen per lid en 4,5 werkdagen voor de voorzitter

Dit forfait dekt de vergadertijd, de voorbereidingstijd voor die vergadering en de tijd die tussen 2 vergaderingen nodig is om op de hoogte te blijven en te antwoorden op vragen die verband houden met de functie. Neemt een bestuurder of lid van een gespecialiseerd comité niet deel aan een vergadering of liet hij/zij zich vertegenwoordigen? Dan ontvangt die persoon géén vergoeding.

Het staat de niet-uitvoerende leden van de raad van bestuur vrij om hun vergoeding persoonlijk op te nemen, ze door te storten aan een organisatie of er geheel afstand van te doen.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

NewB werkt volgens een procedure waarbij meerdere mensen alle reclameboodschappen en andere communicatie intern herlezen als extra controlemechanisme, om ervoor te zorgen dat haar publiciteit en communicatie conform haar engagementen zijn.

NewB zal in al haar communicatie een inclusieve schrijfstijl hanteren. Inclusief schrijven bestaat uit een reeks grafische en syntactische ingrepen die helpen om stereotype weergaven van de verschillende seksen tegen te gaan en bijdragen tot een gelijkwaardige voorstelling van vrouwen en mannen.

NewB gebruikt beeldmateriaal (foto’s, tekeningen, video’s, enz.) die de maatschappij in al haar diversiteit weergeven zodat niemand zich uitgesloten voelt.

NewB bevordert de toegang tot haar informatie voor alle doelgroepen door een kwaliteitsvolle inhoud te bieden, zowel in het Nederlands als in het Frans en creëert een werkgroep die specifiek als opdracht heeft om het aantal talen waarin NewB communiceert te verhogen. In het kader van de inclusiviteit legt NewB zich als permanente opdracht op de toegang tot informatieve inhoud voor iedereen beschikbaar te maken en hierover na te denken. Hiermee doelen we bijvoorbeeld op de ingebruikname van het AnySurfer-protocol voor slechtzienden. Voor meer informatie over de engagementen van NewB op het vlak van inclusie zie Thema 8 Toegankelijkheid en inclusie.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Discriminatie bij aanwerving kan verschillende maatschappelijke groepen raken: vrouwen, mensen van kleur, LGBTQ+, jongeren, personen met een beperking, enz. Aanwerven is kiezen. NewB wenst de wijdverspreide praktijk tegen te gaan waarbij mannelijke, blanke, Europese kandidaten zonder zichtbare religieuze tekens vaker benoemd of gepromoveerd worden dan vrouwelijke kandidaten of kandidaten die niet Europees of blank zijn, andere religieuze of filosofische overtuigingen hebben of een andere achtergrond. Dat onevenwicht is gebaseerd op bepaalde vooroordelen en stereotype ideeën over de personen met in de bedrijfswereld ondervertegenwoordigde karakteristieken en over de rol en bekwaamheid van de vrouw in het actieve leven. Dat leidt ertoe dat twee kandidaten met een verschillend gender, nationaliteit, huidskleur, origine, religie, enz. met dezelfde kwalificaties niet altijd dezelfde kansen krijgen.

De functies worden geijkt

NewB start de aanwerving vanuit de vaardigheden die de functie vraagt, besteedt uiterst veel aandacht aan sleutelcompetenties, formuleert jobaanbiedingen volgens deze objectieven en kiest voor een formulering waarin ze duidelijk openstaat voor diversiteit..

Opstellen van de vacature

Vacatures  worden zowel in het Frans als in het Nederlands opgesteld volgens de principes van het inclusief schrijven. Alle vermeldingen in de aanbieding zijn gelinkt aan sleutelvaardigheden, of hebben bij gebrek hieraan betrekking op een functieprofiel.

Een actief beleid met betrekking tot diversiteit

Het feit dat de jobaanbiedingen duidelijk vermelden dat NewB een actief beleid voert met betrekking tot diversiteit laat mensen uit verschillende doelgroepen toe om te solliciteren zonder vrees voor hun eigen vooroordelen die hen kunnen doen geloven dat het onmogelijk is om door NewB aangeworven te worden. Bijvoorbeeld : “NewB wil dat de samenstelling van haar team zo goed mogelijk de diversiteit in de samenleving weerspiegelt. We verwelkomen de kandidaten zonder onderscheid op basis van afkomst, huidskleur, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, levensbeschouwelijke overtuiging of beperking.”

Voor bepaalde functies kan  waar mogelijk vermeld worden: “Deze functie vereist geen andere verplaatsing dan deze naar de werkplek. De werkplek is toegankelijk voor mensen met een mobiliteitsbeperking. Indien u een redelijke aanpassing nodig hebt, voor welke beperking ook, tijdens deze fase van de selectie of nadien, laat het ons dan zeker weten.”

De aanbieding zal ook vermelden dat de kandidaturen anoniem behandeld zullen worden en raadt kandidaten aan om geen foto bij hun CV te voegen.

Anonieme behandeling van de kandidaturen

NewB wenst elke vorm van indirecte discriminatie te elimineren in de eerste fase van de selectie en maakt de cv’s anoniem om zich te concentreren op de vereiste vaardigheden en om de perceptie van de kandidaten niet te beïnvloeden. De naam, voornaam of geboorteplaats (bijvoorbeeld) van een kandidaat verwijst naar geen enkel relevant selectiecriterium maar kan wel, bewust of onbewust, de lezing van de informatie over de vaardigheden beïnvloeden op het moment van de preselectie. NewB vermeldt in de jobaanbiedingen dat de kandidaturen anoniem behandeld zullen worden tijdens de preselectie.

Eén of meerdere personen zullen belast worden met de administratieve behandeling van de kandidaturen en zullen de gegevens in verband met burgerlijke stand verwijderen, nl. naam, leeftijd, gender, nationaliteit, adres en gezinssituatie. Deze persoon houdt deze gegevens ter beschikking in een niet-toegankelijk dossier op de server en introduceert ze opnieuw in de procedure in een later stadium. Deze persoon neemt niet deel aan het beslissingsproces. De persoon of personen belast met de preselectie die de geanonimiseerde cv’s ontvangen moeten autonoom en vertrouwelijk te werk gaan, en hebben vooraf een nauwgezette briefing ontvangen. De personen die de beslissing zullen nemen hebben pas later toegang tot de volledige versie van de kandidaturen, wanneer het gesprek voorbereid wordt (persoonlijkheidskenmerken, motivatie, scholing, vorige werkgevers etc.).

De selectieprocedure zal er dus uitzien als volgt :

Uitbreiding van de wervingskanalen

Volgens de waarden van transparantie, inclusie en soberheid, communiceert NewB zo breed mogelijk over de in te vullen functies om een zo breed en divers mogelijk publiek te bereiken, mits beperking van de kosten. Een brede verspreiding van de jobaanbiedingen is belangrijk om eenieder de kans te geven zich kandidaat te stellen (en niet enkel aan degenen die op de één of andere manier dicht bij NewB staan).

Het gebruik van verschillende rekruteringskanalen laat doelgroepen van verschillende nationaliteiten, leeftijden, gender, met een beperking of, als de functie het toelaat, mensen met minder kwalificaties (die het diploma van secundair onderwijs niet behaald hebben) toe om kennis te nemen van de jobaanbiedingen.

Verschillende partners kunnen ons helpen bij de verdeling van de jobaanbiedingen onder een breder publiek (Actiris, VDAB, Women in Finance Belgium, enz.) of een beperkter publiek (8infini, Groep Intro, Association des accompagnateurs de personnes en situation de handicap (ASAPH), Interface3, enz.) of bij jobstudenten (JEEP, JUMP).

De persoon verantwoordelijk voor human resources zorgt ervoor dat de vacatures verdeeld worden via minstens drie kanalen extern aan deze van NewB.

Salarisbepaling

Om indirecte discriminatie met betrekking tot het salaris, vaak ten nadele van bepaalde groepen(vrouwen, mensen van kleur, enz.) tegen te gaan, blijft NewB aandachtig voor de manier van de salarisbepaling om niet teveel ruimte te laten voor individuele onderhandelingen.

Als basis voor de objectivering van de vergoedingen neemt NewB de lijst van functies die gelinkt zijn aan een referentiesalaris Deze basis wordt vervolledigd met een evolutie in functie van verschillende elementen, waaronder professionele ervaring en anciënniteit.

Voor meer details over de verbintenissen van NewB in verband met vergoeding, zie Thema 16 Bezoldigingen.

Gemengd team belast met de aanwervingen

Het team dat belast is met aanwervingen is zelf ook zo divers mogelijk. Zo krijgt de kandidaat meteen een idee van de diversiteit binnen de onderneming. Bovendien draagt het betrekken van vrouwen en mannen, Nederlandstaligen en Franstaligen in alle procedures bij aan het naleven van het gelijkheidsprincipe.

NewB zorgt ervoor dat alle selectiegesprekken gerealiseerd worden door een intern rekruteringsteam dat gemengd is zoals hierboven beschreven (mannen en vrouwen, Franstaligen en Nederlandstaligen). Bovendien wordt bij elke aanwerving iemand van een ander team dan datgene dat aanwerft betrokken (bijvoorbeeld iemand van de financiële cel helpt bij een aanwerving voor de cel coöperatief leven en omgekeerd).

De beslissing tot aanwerving wordt genomen door het directiecomité of door de voorzitter van het directiecomité samen met het lid van het directiecomité dat belast is met de aanwervingen. De andere personen die betrokken waren bij het aanwervingsproces hebben een raadgevende stem. Het lid van het directiecomité dat belast is met human resources heeft de taak de aanwervingsprocedure uit te leggen aan de betrokken personen, onder meer het feit dat hun stem raadgevend is. Het directiecomité motiveert de beslissing om een kandidaat wel of niet aan te werven teneinde de procedure zo objectief en transparant mogelijk te maken.

Directiecomité

Wanneer er iemand aangeworven wordt voor het directiecomité, neemt het Benoemings – en Remuneratiecomité (BRC) de selectie in handen (het BRC selecteert kandidaten om voor te dragen voor benoeming). Toch zorgt het BRC ervoor dat minstens twee personeelsleden van NewB bij de gesprekken betrokken worden met een raadgevende stem.  Het BRC zorgt er in de mate van het mogelijke voor dat het directiecomité  divers is samengesteld: tweetalige personen (Frans-Nederlands) en minstens één persoon van elk geslacht.

De aantrekkelijkheid van het bedrijf verhogen voor iedereen

Om iedereen aan te moedigen om te solliciteren, in het bijzonder de mensen die het moeilijk hebben op de arbeidsmarkt (bijvoorbeeld éénoudergezinnen), behoudt  NewB een aantal maatregelen die het gemakkelijker maken om privé-leven en professioneel leven te verzoenen, en bepaalt er zelf nieuwe: een sfeer die een flexibele werkduur begunstigt in functie van de noden van alle medewerkers , een partnerschap met een kribbe in de buurt van het kantoor met prioriteit voor de lagere lonen binnen de coöperatie. Dit wordt expliciet vermeld in de vacature.

Algemeen gezien zal NewB, teneinde aantrekkelijk te zijn op de arbeidsmarkt in vergelijking met klassiekere spelers, haar voordelen moeten uitspelen: de waarden die eigen zijn aan NewB evenals de klassieke aspecten zoals opleiding, vakantiedagen en bepaalde extralegale voordelen die compatibel zijn met de waarden van NewB. NewB vermeldt in de vacatures dat ze aandacht besteedt aan het evenwicht tussen privé- en professioneel leven.

De volledige selectie- en aanwervingsprocedure wordt elk jaar geëvalueerd

De engagementen met betrekking tot diversiteit bij de aanwervingen zullen elk jaar geëvalueerd worden door het directiecomité en twee personeelsleden die uitgeloot worden volgens bepaalde criteria (minsten één persoon per taal en per geslacht). Deze evaluatie wordt georganiseerd door het lid van het directiecomité dat belast is met human resources.

NewB verbindt zich ertoe om evenveel vrouwelijke als mannelijke medewerkers tewerk te stellen, en evenveel Nederlandstalige medewerkers als Franstalige. Daarenboven ondersteunt NewB de nominatie van vrouwen voor de hogere posten van de professionele hiërarchie. Evenzo ondersteunt NewB de aanwerving en de nominatie voor de hogere posten van tweetalige personen (Frans-Nederlands), van andere nationaliteiten dan de Belgische, en van verschillende huidskleuren, sociale of etnische afkomst en religieuze of filosofische overtuigingen. NewB bevoordeelt de aanwerving en de promotie van mensen met een beperking.

NewB mag wettelijk niet de absolute en onvoorwaardelijke voorrang geven aan personen die behoren tot een ondervertegenwoordigde groep bij een aanwerving, benoeming of promotie. Maar NewB verbindt zich ertoe om voorrang te geven aan mensen van de ondervertegenwoordigde groep bij gelijkwaardige kwalificaties betreffende hun bekwaamheid, competenties en professionele prestaties en houdt objectief rekening met de criteria betreffende de persoon.

Bij een oproep voor kandidaten voor een functie en tot er evenveel vrouwelijke als mannelijke kandidaten zijn en evenveel Nederlandstalige als Franstalige kandidaten, verbindt NewB zich ertoe om voor elk gesprek evenveel vrouwen als mannen uit te nodigen, en – in de mate dat de vacature het toelaat - evenveel Nederlandstaligen als Franstaligen, die op papier aan de gevraagde kwalificaties voldoen in functie van het aantal ontvangen kandidaturen. Bovendien verbindt NewB zich ertoe personen van een verschillende origine of met een beperking uit te nodigen voor een gesprek wanneer zij op papier beantwoorden aan de gevraagde kwalificaties. Wanneer deze maatregel niet mogelijk is wegens het lage aantal ontvangen kandidaturen, zal NewB de procedure van verspreiding van de jobaanbiedingen evalueren en zich ervan verzekeren dat al het nodige is gedaan om er zeker van te zijn dat er genoeg kandidaturen ontvangen worden.

Bovendien zal NewB geen rekening houden met de leeftijd of de familiale situatie van een kandidaat. Evenzeer zullen de deeltijdse functies, de verloven en de vertraging in het behalen van een diploma gelinkt aan de zorg voor kinderen geen negatief effect hebben op de evaluatie van de kandidaat.

NewB beschouwt de veelheid aan profielen als een pluspunt en verbindt er zich toe de wettelijke verplichten betreffende non-discriminatie te overstijgen. Een diversiteit aan personen betekent een diversiteit aan persoonlijke omstandigheden. Teneinde de diversiteit te bevorderen, stelt NewB redelijke aanpassingen voor wat betreft werkduur en werkplaats teneinde te beantwoorden aan verschillende situaties (zwangerschap, kinderen, beperking, gezondheidstoestand, woonplaats, religieuze of filosofische praktijken, enz.)

NewB bevordert gesprekken tussen de betrokken persoon en de vertrouwenspersoon – die op haar /zijn beurt met de CEO spreekt – teneinde redelijke aanpassingen te vinden, in functie van de noden van een concrete situatie, om het mogelijk te maken voor een persoon om toegang te hebben tot een job, die uit te oefenen en erin te groeien. Zo kan NewB bij voorbeeld in de mate van het mogelijke gebedsmomenten tijdens de werkuren toestaan, of verlof voor religieuze feesten, thuiswerk, flexibele uren,  aanpassingen van de ruimte voor mensen in een rolstoel, enz. Zie ook het Thema 14 Welzijn op het werk voor de andere verbintenissen van NewB ter bevordering van een goed evenwicht tussen privé en werk.

Kledij en zichtbare tekens

Bij NewB staat een pluralistische, tolerante houding en de waarden van NewB voorop, en we verwachten dat dat zich ook uit in zichtbare zaken zoals kledij: NewB staat tolerant en pluralistisch tegenover de persoonlijke engagementen en overtuigingen van haar medewerkers, en verwacht dezelfde houding van haar medewerkers tegenover collega’s, klanten en burgers in het algemeen. Als zich hieromtrent een probleem voordoet kan de vertrouwenspersoon zich  engageren voor een gesprek met de betrokken personen, om tot een akkoord proberen te komen.

Participatie

NewB let erop dat alle talenten intern worden gevaloriseerd, onder meer via participatietools die uiteengezet worden in het thema van dit handvest dat betrekking heeft democratie en participatie, om het beste uit deze diversiteit te halen.

Werkgroepen

Er wordt veel aandacht geschonken aan de samenstelling van alle comités of werkgroepen die opgericht worden bij NewB, opdat deze gevarieerd zouden zijn op vlak van gender en taal.

Acties ten voordele van de diversiteit

Een voorbeeld van een actie die de diversiteit bevordert binnen een bedrijf is de DUOday. Dit is een nationale actie die private en publieke bedrijven wil sensibiliseren voor de tewerkstelling van personen met een beperking. De actie brengt de vaste medewerkers op hun werkplek in contact met personen met een beperking die op zoek zijn naar werk of hun beroepsopleiding in vraag stellen. De DUOday is een gelegenheid om de deuren te openen en een Duo te creëren tussen een werknemer van NewB en een persoon met een beperking. NewB verbindt er zich toe elk jaar aan deze actie deel te nemen.

NewB streeft naar een ondernemingscultuur waarin alle personeelsleden respect tonen voor elkaar en voor anderen zonder discriminatie op grond van persoonlijke kenmerken.

Indien er toch sprake is van intimiderend gedrag, onderscheid of discriminatie, is het de verantwoordelijkheid van elke medewerker (zelfs, en eigenlijk zeker wanneer dit personeelslid niet persoonlijk betrokken was maar enkel getuige) om de betrokken persoon aan te spreken en/of de vertrouwenspersoon op de hoogte te brengen. Dat kan op anonieme wijze indien gewenst. Om dit te bevorderen creëert NewB een vertrouwensklimaat waarbij iedereen aangemoedigd wordt om te reageren, wie ze ook zijn en in verband met gelijk wie. Bovendien beschermt NewB haar medewerkers tegen iedere repercussie die een reactie zou kunnen zijn op een tussenkomst met als doel de principes van diversiteit en non-discriminatie te vrijwaren.

Zodra de vertrouwenspersoon op de hoogte is gebracht, gaat zij of hij in gesprek met de betrokken persoon, en vestigt de aandacht op de wetgeving met betrekking tot non-discriminatie en de politiek die NewB voert. Indien nodig zullen maatregelen worden getroffen om te vermijden dat de feiten zich herhalen. In geval van ernstige of herhaalde feiten kan er beslist worden om de samenwerking met de betrokken persoon stop te zetten. Op die manier verbindt NewB zich ertoe om ieder discriminatoir gedrag tegen te gaan en te bestraffen, zelfs al is het in de ogen van sommigen onbeduidend of niet bestaand.

Opleiding

NewB verbindt zich ertoe dat alle personeelsleden, ongeacht hun departement of hiërarchisch niveau, de online opleiding over diversiteit en non-discriminatie van UNIA volgen, het interfederaal centrum voor gelijkheid van kansen. (www.eDiv.be).

Alle personeelsleden moeten  bij het uitvoeren van hun werkzaamheden alert zijn voor verboden en ongewenst onderscheid tussen personen en voor de mogelijk discriminerende e­ffecten van bepaalde acties, gedragingen of maatregelen.

Wanneer iemand het team vervoegt, moet die persoon binnen de drie maanden na aankomst de opleiding volgen (voor de drie luiken). De andere leden van het team moeten hun kennis elke drie jaar opfrissen. 

Bekendmaking van de non-discriminatiecode

Een non-discriminatiecode is bedoeld om diegenen te beschermen die discriminatie ondervinden en klacht willen indienen, verschaft duidelijkheid over welke maatregelen getroffen moeten worden om discriminatie te voorkomen en te bestrijden en geeft ook aan welk gedrag binnen het bedrijf niet getolereerd kan worden. NewB neemt de vereiste maatregelen om de bepalingen van de non-discriminatiecode mee te delen aan alle personeelsleden en afficheert de code op een zichtbare wijze.

Taalgebruik en humor

Alle personeelsleden houden rekening met de meningen en het werk van elk individu, ongeacht persoonlijke kenmerken en realiseren zich dat bepaalde handelingen, uitlatingen of ‘grappen’ (hetzij mondeling, schriftelijk, per e-mail, via sociale media of op andere wijze), hoewel mogelijk onbedoeld, kwetsend of discriminerend kunnen zijn.

Voorstel van vocabularium

Discriminatie toont zich vaak in taalgebruik, soms onbewust. NewB stelt voor om een taalkader af te spreken met alle medewerkers waarbij iedereen zich kan uiten via onomatopeeën (een alarmwoord) wanner zij of hij het voorwerp is van een discriminerende opmerking of getuige is van een discriminerende opmerking ten opzichte van iemand anders. Indien nodig komt de vertrouwenspersoon tussen bij ongepast taalgebruik tussen twee personen.

 Binnen de algemene vergadering, in de nieuwsbrieven naar de A, B of C-leden, en tijdens bepaalde sessies, speelt NewB een actieve rol als ambassadeur voor diversiteit en non-discriminatie door te communiceren over de actieplannen en een evaluatie of een enquête voor te stellen.

NewB waakt erover dat er tijdens de algemene vergadering of lokale fora (gender) steeds een pariteit is (taal en gender) wanneer meer dan één persoon betrokken is. NewB organiseert systematisch evenveel lokale fora in Vlaanderen als in Wallonië.

Tekens wanneer NewB deelneemt aan een extern panel, informeert zij zich over de diversiteit van het panel in termen van gender en vraagt dan aan een vrouwelijke of een mannelijke collega om deel te nemen in functie van de samenstelling va het panel. Als NewB er niet in slaagt om in het kader van een panel van vier mensen van hetzelfde geslacht, een persoon van het andere geslacht te sturen neemt NewB niet deel. NewB waakt erover dat de diversiteit ook weerspiegeld wordt in de raad van bestuur en het maatschappelijk comité.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

Op jaarbasis organiseert NewB verschillende participatieprocessen zoals enquêtes en workshops, om coöperanten te informeren, te consulteren, af te stemmen en samen beslissingen te nemen over bepaalde aspecten van de bank, zoals toekomstige producten, fondsen en prijssetting. Er wordt getracht om zoveel mogelijk de resultaten van deze processen zorgvuldig bij te houden en te gebruiken om bepaalde beslissingen te motiveren.

De organisatie van een effectief en geslaagd participatieproces is geen gemakkelijke zaak. Bij aanvang is het noodzakelijk om enkele belangrijke vragen te beantwoorden, om de transparantie en de goede werking ervan te verhogen en om teleurstellingen bij de deelnemers te vermijden zodat participatie en echt instrument kan zijn voor mee democratie. Er zijn 5 vragen die kunnen helpen om het participatieproces vorm te geven:

Wat is het doel van de participatie?

Het versterkt de groepssamenhang en voorziet NewB van een democratische structuur, onder andere.

Wie participeert?

NewB definieert op voorhand wie kan meedoen. Afhankelijk van het moment en het onderwerp kunnen dit personeelsleden zijn, klanten, coöperanten, leveranciers, ambassadeurs en/of lidorganisaties … Het is ook belangrijk om achteraf na te gaan welk percentage van de uitgenodigden hebben meegedaan. Als de participatiegraad laag is, kan dit wijzen op de verwerping van het proces door de doelgroep.

Welke graad van participatie?

Om frustraties te vermijden wordt op voorhand het doel van het overleg bepaald: informeren, consulteren, afstemmen of samen beslissen. Als na de bevraging niets met de resultaten gedaan wordt, zullen sommigen vinden dat ze niet effectief geparticipeerd hebben.

Wat is het onderwerp?

Bij de lancering van een participatief proces worden de deelnemers grondig geïnformeerd over de context en de voorgeschiedenis van het onderwerp waarover de participatie gaat, vooraleer hun inbreng gevraagd wordt. Mogelijke onderwerpen zijn operationele keuzes (dagelijkse acties met een welbepaald doel), organisatorische keuzes (interne organisatie en budgetten), of strategische keuzes (lange-termijn visies en oriëntatie van de coöperatie).

Waar en via welk kanaal participeren?

Participatie is het sterkst als ze er ook in slaagt om een stem te geven aan mensen die normaal gezien niet aan het woord komen (bijvoorbeeld mensen uit afgelegen gebieden, mensen die zich moeilijk kunnen verplaatsen…). Om een zo breed mogelijke steekproef van profielen en gevoeligheden aan te spreken en om de uitsluiting van bepaalde doelgroepen te beperken, diversifieert en decentraliseert NewB de plaats en/of het middel van de georganiseerde participatieprocessen.

De algemene vergadering is bijvoorbeeld een formeel gebeuren op één specifieke locatie, waardoor sommigen uit de boot vallen (bijvoorbeeld mensen die veraf wonen). Elk jaar in aanloop van de algemene vergadering worden daarom gedecentraliseerde lokale fora georganiseerd op verschillende plaatsen in België, op laagdrempelige plaatsen zoals in buurthuizen, co-working spaces, culturele centra, etc. om de nabijheid en toegankelijkheid te garanderen. Online enquêtes zijn op zich toegankelijker en laagdrempeliger voor een nog groter publiek, maar sluiten dan weer mensen zonder internet en computer uit.

Opmerking: Ondanks de poging om via bovenvermelde principes het beheer van NewB zo democratisch en inclusief mogelijk te maken, zijn we ervan bewust dat er vaak machtsonevenwichten blijven bestaan. NewB houdt er rekening mee dat er mogelijks uitsluiting kan zijn van bepaalde mensen. Daarom experimenteert NewB met ‘non-mixed’ vormen van participatie om bepaalde gediscrimineerde groepen de kans te geven hun analyses en behoeften autonoom te formuleren.

Inhoudelijke opmerkingen die NewB via e-mail, sociale media of telefoon binnenkrijgt worden verzameld in een gemeenschappelijk document waarin de opmerkingen gegroepeerd, geanalyseerd en beantwoord worden. Zo wordt zichtbaar gemaakt dat er op een dagdagelijkse basis rekening gehouden wordt met de inbreng van de coöperanten.

NewB organiseert tevredenheidsenquêtes bij haar coöperanten en/of klanten. Dat kan op verschillende manieren (vragenlijst, gesprekken met groepen coöperanten/klanten, enz.). De resultaten van deze enquêtes worden geanalyseerd en verspreid onder het personeel zodat de opmerkingen van de bevraagde mensen kunnen leiden tot een verandering in de praktijken van NewB.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

Met bedrijfscultuur wordt het geheel van waarden, gedrag en praktijken bedoeld die gemeenschappelijk zijn voor de medewerkers van een onderneming. Voor NewB vormen het handvest en zijn toepassing in de coöperatie een onderscheidend element voor de bedrijfscultuur.

Het is belangrijk dat nieuw aangeworven medewerkers de waarden onderschrijven. De arbeidscontracten omvatten daarom een clausule waarin staat dat de medewerker kennis heeft genomen van de waarden van NewB en van het handvest en dat zij of hij de principes zal naleven bij de uitvoering van haar of zijn taak.

Ter bevordering van een bloeiende bedrijfscultuur gebaseerd op de statutaire waarden zullen regelmatig overlegrondes worden gehouden rond thema’s uit het handvest en dit zowel voor de medewerkers als voor de leden van de raad van bestuur.

NewB engageert zich om deel te nemen aan de verenigingen van ethisch bankieren om de ethische financiële sector te helpen evolueren. Hoe meer diversiteit en alternatieven er gebracht kunnen worden in het financiële landschap, dat in België vooral bestaat uit grootbanken, hoe veerkrachtiger dit landschap zal zijn.

Belangenconflicten kunnen zich voordoen tussen de bank en haar klanten, maar ook tussen klanten onderling, met leveranciers, tussen een personeelslid (de bestuurders en leden van andere organen inbegrepen) en de bank, tussen coöperanten of tussen verschillende afdelingen van de bank, enz. Iedereen moet waakzaam blijven en kunnen aanwijzen waar het risico op een belangenconflict zou kunnen rijzen.

Als een belangenconflict niet afgewend of geneutraliseerd kan worden, wordt het besproken en in kaart gebracht. Elk belangenconflict met een klant wordt aan de klant gemeld en centraal geregistreerd. Indien een belangenconflict blijft bestaan tussen het belang van een klant en dat van de bank, gaat het belang van de klant voor op dat van de bank of haar medewerker(s).

Een geval, dat geen oplossing krijgt in de pre-contentieuze fase, gaat uiteindelijk over in een geschil. Op dat ogenblik is de lening in gebreke gesteld. NewB heeft een helder en begrijpelijk document waarin het beleid over invordering van schulden gedetailleerd staat beschreven. Dit document stelt NewB beschikbaar aan de betrokken klant.

NewB onderzoekt, via organisaties die expertise hebben inzake overmatige schuldenlast en onzekerheid/financiële ontoereikendheid, of het gepast is om beroep te doen op een collectieve schuldregeling voor haar klanten.

NewB heeft met name aandacht voor geïsoleerde mensen, eenoudergezinnen, werklozen en andere bevolkingsgroepen die het meest in aanraking komen met schuldbemiddeling.

Geschillen worden door de juridische afdeling behandeld, eventueel met de steun van externe actoren die worden  gekozen omwille van hun ethische aanpak en de mate waarin zij rekening houden met de financiële draagkracht van de klant. Als NewB beroep doet op externe ondernemingen, verzekert ze zich van het recht om te controleren hoe de dossiers worden beheerd, met bijzondere aandacht voor het respect voor de waardigheid van de debiteur.

De bedrijfscultuur van NewB is geïnspireerd op de statutaire waarden. Het is belangrijk dat elk niveau van de hiërarchie de uitwerking van deze cultuur aanhangt en eraan deelneemt. Dit element wordt besproken bij de aanwerving van medewerkers (zie ook Thema 1 Oorsprong, toepassingsgebied en verspreiding van het handvest).

NewB heeft een cultuur van feedback, bijvoorbeeld via opleidingen in geweldloze communicatie of door ervan uit te gaan dat de fouten van het personeel evenveel kansen zijn om te leren, in plaats van ze af te straffen.

Welkomstpakket en peter/meterschap

Telkens wanneer een nieuw personeelslid het NewB team versterkt, wordt zij of hij begeleid bij de eerste stappen in de organisatie. Dit is essentieel om de bedrijfscultuur van NewB door te geven. Een nieuw personeelslid krijgt een peter of een meter die reeds langer en op een ander domein bij NewB werkt. Zo creëren we transversale banden binnen NewB en delen de nieuwe persoon en diens meter of peter hun kennis.

Werken vanop afstand

Telewerken heeft meerdere voordelen, onder meer een zekere flexibiliteit voor de werknemers. Het laat bijvoorbeeld toe om thuis aanwezig te zijn wanneer dit om een bepaalde reden vereist is, de duur van het woon-werkverkeer te verminderen of om de spits te vermijden (waarbij de medewerker bijvoorbeeld enkele uren thuis werkt alvorens naar het bedrijf te vertrekken). NewB staat positief tegenover telewerk voor haar medewerkers  die niet permanent in de kantoren van de coöperatie moeten aanwezig zijn.

Deeltijds werk, verlofdagen en vakantie

Deeltijds werken is mogelijk bij NewB. Deze regeling maakt het mogelijk de arbeidsduur aan te passen aan verschillende levenssituaties en de diversiteit binnen de teams te vergroten. Zie Thema 15 Diversiteit en non-discriminatie voor de principes van het handvest op het vlak van diversiteit.

De verlofdagen van het personeel van NewB zijn geregeld volgens het paritair comité dat op NewB van toepassing is. De medewerkers mogen onbetaald verlof nemen, in overleg met hun team en met het akkoord van de leidinggevende, en steeds met inachtneming van de goede werking van de coöperatie.

Ouderschapsverlof

NewB contacteert lidorganisaties die werken rond gender en ouderschap om haar regels rond ouderschapshulp en ouderschapsverlof te bepalen. Voor zover dat economisch haalbaar is voor NewB kunnen die regels bijdragen aan een betere taakverdeling en de opheffing van de ongelijkheid tussen vrouwen en mannen bij de komst van een kind. De maatregelen moeten het welzijn van nieuwe ouders verbeteren (de eerste vijftien weken na een geboorte kunnen een beproeving zijn) en vrouwen steunen in het uitbouwen van hun professionele carrière zonder dat hun werk als ouder eronder lijdt. 

Aandacht voor ouders bij het inplannen van vergaderingen

Bij de planning van vergaderingen wordt in het uurrooster met collega’s met kleine kinderen. Waar mogelijk vinden vergaderingen plaats na 9.30u en voor 16.30u.

Presenteïsme

NewB ontraadt nutteloze overuren. Dit betekent niet dat het bestaan van drukke periodes ontkend wordt, maar NewB wil vermijden dat sommige personen in een spiraal van presenteïsme (dit houdt in dat men op het werk aanwezig is zonder te werken of dat men zonder reden laat blijft om ‘motivatie’ te tonen) belanden die schadelijk is voor het evenwicht tussen hun privéleven en het werk.

Een open beleid

De informatie en communicatie binnen NewB is transparant en toegankelijk: NewB creëert een klimaat van vertrouwen, onder meer door middel van een interne transparantie waarbij iedereen inzage heeft in de dossiers van de coöperatie (bijvoorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de verschillende comités, van de raad van bestuur, enz.) voor zover de regelgeving en de wet dat toelaten (zo is bijvoorbeeld de toegang tot de dossiers van human resources beperkt).

Bewustmaking over de bestaande preventiemiddelen

Conform de wettelijke bepalingen stelt NewB een preventieplan op dat een overzicht geeft van de preventiemaatregelen voor de volgende vijf jaar. NewB zal het personeel regelmatig informeren over de beschikbare ondersteuning, zowel intra muros (vertrouwenspersoon) als extra muros (de externe preventiedienst) waarmee NewB proactief zal samenwerken.

Strijd tegen pesten op het werk

NewB is zich bewust van de problematiek van (moreel en seksueel) pestgedrag waaronder medewerkers kunnen lijden. NewB zal de beste preventiepraktijken tegen deze wantoestanden respecteren en zal de evolutie hiervan op de voet volgen.

NewB beschikt over een procedure om medewerkers die slachtoffer zouden zijn op te vangen, de nodige raad te geven en  te laten beroep doen op een snelle en onbevooroordeelde bemiddeling. NewB voorziet in de procedure ook begeleiding voor slachtoffers, bijvoorbeeld wanneer zij terug aan het werk gaan.

Recht om los te koppelen

NewB erkent het recht om ‘los te koppelen’: NewB moedigt het personeel aan om ‘s avonds en op vrije dagen volledig los te koppelen van elk contact met de werkgever (telefoon, e-mail, andere communicatiemiddelen) en bepaalt richtlijnen die dit mogelijk maken. Het recht om los te koppelen bestaat ook tijdens de werkuren, zij het op bepaalde momenten die afgesproken zijn met de leidinggevende en de collega’s, opdat de werknemers kunnen werken zonder constante onderbrekingen die stress veroorzaken en met de nodige concentratie om hun taken goed uit te voeren. NewB beperkt het gebruik van middelen, hoofdzakelijk informatica, waarvan de werking steunt op het constant storen van het personeel via een systeem van meldingen.

Bewustmaking en opleiding van de leden van het directiecomité rond welzijn op het werk en professionele uitputting (burn-out)

De leidinggevenden (‘managers’) van NewB worden opgeleid en bewust gemaakt over het aannemen van eenvoudige houdingen (luisteren, empathie, welwillendheid), zoals het werk van een personeelslid waarderen, of eenvoudig bedanken wanneer iets gerealiseerd wordt. Zij kunnen de symptomen voorafgaand aan een  burn-out herkennen en zijn opgeleid om een managementstijl aan te nemen die burn-outs vermijdt en die medewerkers helpt om zelf een burn-out te vermijden. Medewerkers van NewB kunnen te allen tijde een vertrouwelijk onderhoud aanvragen met de hiërarchische overste van hun keuze om te praten over alles wat hun welzijn in gevaar brengt.

Toegekende financiering

Zowel bij de toekenning van kredieten als bij de investeringsbeslissingen in het beheer van haar financiële portefeuille houdt NewB rekening met het gedrag van de betrokken entiteiten op het vlak van belastingen en belastingontwijking. NewB gaat in het bijzonder na wie volgens de meest recente analyse (Ultimate Beneficial Owners) de daadwerkelijke eigenaars zijn van de ondernemingen die ze financiert. Zie Thema 10 Kredietprojecten en Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren.

Voorwaarden om klant te worden

Klanten van de NewB-bank moeten in België verblijven en hun fiscale woonplaats (die bepaalt onder welk belastingsstelsel een persoon of entiteit valt) moet in Europa liggen.

Het witwassen van geld wordt gedefinieerd als het terug in legale omloop brengen van kapitaal met verdachte of zelfs illegale oorsprong. Witwassen is een probleem omdat mensen die op illegale wijze geld hebben verkregen dat geld zo opnieuw in de traditionele economie kunnen gaan gebruiken.

NewB heeft een anti-witwasbeleid en een anti-terrorismefinancieringsbeleid. Dergelijk beleid schrijft extra waakzaamheid voor bij politiek prominente personen.

We spreken over corruptie als iemand vanuit een machtspositie illegale voordelen toekent in ruil voor andere diensten of als vriendendienst. Corruptie kan negatieve politieke, maatschappelijke en ecologische gevolgen hebben. Corruptie verzwakt de instellingen omdat de mensen die ze vertegenwoordigen niet meer te vertrouwen zijn. De strijd tegen corruptie helpt de ontwikkeling van efficiënte, verantwoordelijke en transparante instellingen.

NewB voorziet bijvoorbeeld een procedure om onmiddellijk stappen te kunnen ondernemen wanneer ze vermoedt dat een werknemer of een leverancier corrupt is. Daarnaast houdt NewB bij de toekenning van financieringen rekening met de houding van de gefinancierde entiteit inzake corruptie.

NewB wil in haar beleid de principes respecteren die vervat zijn in overeenkomsten en verdragen die België heeft geratificeerd. Daarbij horen onder meer de verschillende conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie of de verklaring van de mensenrechten. NewB respecteert die conventies in haar werking als onderneming, maar houdt er vooral rekening mee in het kader van haar financiële activiteiten (beheer van de financiële portefeuille) of het faciliteren  van financieringen (aanbod van fondsen). Voor meer over dit onderwerp zie ook Thema 11 Maatschappelijk verantwoord investeren. Op de site van Financité, lidorganisatie van NewB, staat een lijst met de conventies.

In de bankensector bestaan verschillende klassementen en labels die de financiële instellingen, die hun activiteiten op een sociaal en ecologisch verantwoordelijke manier inrichten, onderscheiden. Meerdere van die initiatieven zijn ontwikkeld door lidorganisaties van NewB en met wie NewB in nauw contact staat om ervoor te zorgen dat haar activiteiten op ethisch vlak het hoogst scoren. Enkele voorbeelden:

Bankwijzer

Bankwijzer is de Belgische tak van het internationale initiatief Fair Finance Guide International waarvoor Oxfam mee de basis legde. Dit initiatief geeft de bevolking een instrument om de prestaties van financiële instellingen te vergelijken op het vlak inzake duurzame ontwikkeling. Zo kunnen mensen geïnformeerde keuzes maken voor hun financiële middelen. Het klassement meet sociale en ecologische criteria en criteria met betrekking tot de weerspiegeling van het bestuur in het investerings- en financieringsbeleid van de financiële instellingen.

De labels van Financité en FairFin

Verschillende producten kunnen dit label krijgen, zo bij NewB bijvoorbeeld coöperatieve aandelen en spaarrekeningen. Het label garandeert dat het product activiteiten financiert die, op grond van maatschappelijke criteria,  een maatschappelijke of ecologische winst opleveren.

Labels van het Forum Ethibel

Forum Ethibel heeft labels ontwikkeld voor beleggingsfondsen die enkel investeren in effecten in het duurzame beleggingsuniversum op basis van verschillende criteria. 

“Towards Sustainability”-norm van Febelfin

Deze norm is ontwikkeld door Febelfin, de Belgische federatie voor de financiële sector en legt de minimumvoorwaarden vast waaraan spaar- en beleggingsproducten (bv. beleggingsfondsen) moeten voldoen om als duurzaam te worden bestempeld, zowel voor de investeringsprocessen als voor de inhoud van de portefeuille.